2014年秘書資格四級重點知識：安排會議食宿

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　　安排會議食宿

　　1.會議餐飲的常識

　　(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費。

　　(2)就餐大體上是一個標準，確定好伙食標準和進餐方式，但必須照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

　　(3)秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

　　(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

　　2.安排會議餐飲

　　(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

　　(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

　　(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

　　(4)事先設計和確定就餐的憑證。

　　(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口，品種多。

　　(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

　　(7)給因開會或搞服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

　　(8)做好飲水、飲料供應的工作。

　　3.會議餐飲的類型和標準

　　(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復雜早餐，也可以是自助早餐。

　　(2)會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

　　(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

　　(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養(yǎng)和健康，又要考慮出席者的口味特點。

　　(5)招待會。招待會應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

　　(二)會議住宿的常識和工作程序

　　1.會議住宿的常識

　　(1)要提前編制住房方案;

　　(2)長者、尊者、領導要適當照顧;

　　(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員的職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排;

　　(4)有時還要按地區(qū)集中分配，便于討論;

　　(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結合與會人員具體情況列出住宿表;

　　(6)報經(jīng)有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

　　2.安排會議住宿

　　要點：

　　(1)安排方式的選擇;

　　(2)預定會議住宿的程序;

　　(3)確定會議住宿的程序。

　　3.會議房間的分配

　　(1)如果由主辦方支付費用，則需按與會者的職務標準安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會者的住宿標準應相近。

　　(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會者和有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一個房間。

　　(4)可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

　　(5)預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。

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