2013年4月自考“公文寫作與處理”考點(diǎn)解析：13.2

更新時(shí)間：2013-04-19 13:12:33 來源：|0

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　　第二節(jié) 編目成卷工作

　　編目成卷工作，是指在組案卷的基礎(chǔ)上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂、以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。

　　(1)案卷的編目

　　案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。

　　1)填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項(xiàng)目有：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等。(表及詳見P390)

　　2)填寫卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門后管理人員和查檔人員對(duì)此卷有一概括了解。

　　備考表置于案卷末尾，項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名。(表及詳見P392)

　　3)填寫案案封皮。是指用以保護(hù)卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實(shí)的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長(zhǎng)期保存。

　　案卷封皮項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管理期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號(hào)等。(表及詳見P394)

　　檔號(hào)：封面檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。由檔案部門填寫。

　　全宗號(hào)是檔案館指定給立檔單位的編號(hào)，在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號(hào)不能重復(fù);目錄號(hào)是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在一個(gè)全宗內(nèi)案卷目錄不能重復(fù);案卷號(hào)目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在一個(gè)案卷目錄內(nèi)案卷號(hào)不能重復(fù)。

　　(2)案卷的裝訂與裝盒

　　案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。

　　案卷裝訂的要求：整齊、牢固，不影響閱讀。

　　裝訂、裝盒的案卷，應(yīng)根據(jù)不同情況，區(qū)別對(duì)待。一般來說帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的案卷應(yīng)使用質(zhì)量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可采用簡(jiǎn)易的卷皮裝訂。

　　“散裝卷”的具體步驟和做法：

　　1.對(duì)本單位每年應(yīng)該立卷歸檔的文件按照保管期限，劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)部分;同在一保管期限的文件中，按內(nèi)容相近程度分為若干類，拆除文件上的金屬物，編頁號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄。

　　2.使用軟皮卷并用細(xì)線訂住每份文件，內(nèi)容緊密聯(lián)系的相關(guān)文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復(fù)與請(qǐng)示、原件與批轉(zhuǎn)件等。軟卷皮封面印案卷封面項(xiàng)目，封二印卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目，封三印卷內(nèi)備考表項(xiàng)目，填寫要求與方法與硬卷皮相同。

　　3.將每份訂好的文件裝入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm(長(zhǎng)X寬)，其中根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面為空白面，卷盒脊背項(xiàng)目包括全宗號(hào)名稱、目錄號(hào)、年度、起止卷。

　　4.按照不同的保管期限對(duì)卷盒進(jìn)行系統(tǒng)排列，編寫檔號(hào)、編制案目錄。卷脊項(xiàng)目的填寫方法同硬卷皮格式，其中起止號(hào)填“XX――XX卷”。

　　散裝卷的優(yōu)點(diǎn)：一是方便利用，便的保密。二是便于保護(hù)和管理文件。缺點(diǎn)是：容易把卷內(nèi)文件弄亂或造成文件丟失。

　　(3)案卷排列與編號(hào)

　　案卷排列與編號(hào)，是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào)，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)。

　　1)案卷的排列。方法主要有：

　　1.將一個(gè)組織單位的案卷先按保管期限分開，即永久、長(zhǎng)期、短期分別排列。

　　2.案卷排列可以在條款排列的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整，既保持案卷與案卷之間的聯(lián)系，又要按重要程度、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。

　　3.上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進(jìn)行排列。

　　4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如紀(jì)檢部門處分案卷、信訪部信訪案卷，可以采用按姓氏筆劃，或地區(qū)排列的方法。

　　2)案卷的編號(hào)。為了最后固定案卷分類排列順序的位置，并便于檔案的統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必須對(duì)所有的案卷進(jìn)行編號(hào)。

　　案卷的編號(hào)：主要是指編案卷的順序號(hào)，即案卷號(hào)。

　　具體編法是：將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長(zhǎng)期、短期和副卷(重份卷)編制統(tǒng)一的案卷順序號(hào)。

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