用Excel制作工資條的方法

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　　如何使用Excel進(jìn)行工資條的制作，也許有些網(wǎng)友使用已經(jīng)很長(zhǎng)時(shí)間了，但如何更快更好的做出漂亮的工資條，看看作者的方法吧。

　　“小問題難倒老財(cái)務(wù)”，也許你已經(jīng)在財(cái)務(wù)口上工作多年，也許你天天都要面對(duì)Excel那張老臉，也許你已經(jīng)習(xí)慣了用工資明細(xì)表做員工工資統(tǒng)計(jì)并向上級(jí)匯報(bào)，把表中的條目一條條復(fù)制粘貼后打印發(fā)給每個(gè)員工?？赡闶欠裣脒^，找一個(gè)更簡(jiǎn)單更有效率的方法?看起來這似乎有些困難：在工資明細(xì)表中，工資的項(xiàng)目(即表頭)一般只出現(xiàn)在表格開頭的某一行，而在工資條中，為了便于閱讀則要求每個(gè)人的工資都有表頭，那么如何巧妙地把工資明細(xì)表制作成便于打印的工資條呢?

　　“條條大路通羅馬”，不過路有遠(yuǎn)近之分，方法也有難易之別，這里給大家提供三種最簡(jiǎn)單易用的方法。

　　方法一：宏命令控制法

　　對(duì)于Office家族的宏功能，大家或許早有耳聞，但由于需要使用VBA進(jìn)行編程，所以宏一直讓許多人望而卻步，不過要使用一個(gè)現(xiàn)成的宏就簡(jiǎn)單多了。首先打開要處理的Excel表，選擇“工具→宏→Visual Basic 編輯器”，在編輯器左邊的窗口中用鼠標(biāo)雙擊Sheet1，會(huì)出現(xiàn)代碼編輯窗口，在代碼編輯窗口輸入如下代碼(為了不破壞原有的工資表，所以這里采用了將 Sheet1的內(nèi)容復(fù)制到Sheet2的方法，所以最后的生成結(jié)果是在Sheet2中顯示)：

　　Sub MakeSalaryList()

　　Dim i As Integer

　　Dim endrow As Integer

　　測(cè)出數(shù)據(jù)的最后一行

　　endrow = Sheet1.Range("a65536").End(xlUp).Row - 1

　　把標(biāo)題貼過去

　　Worksheets(1).Range("1:1").Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1))

　　For i = 3 To endrow

　　把每條數(shù)據(jù)抬頭貼過去

　　Worksheets(1).Range("2:2").Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1))

　　把數(shù)據(jù)貼過去

　　Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256)).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1))

　　Next i

　　End Sub

　　關(guān)閉編輯器，將自動(dòng)返回到剛才的Excel表，選擇“工具→宏→宏”，將彈出如下對(duì)話框：

　　點(diǎn)擊“執(zhí)行”，將在Sheet2生成如Gz-2所示的轉(zhuǎn)換成工資條，怎樣，不復(fù)雜吧。當(dāng)然，如果你的表總Sheet2已經(jīng)輸入了別的內(nèi)容，就可以將他復(fù)制到Sheet3來生成，代碼修改也很簡(jiǎn)單，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代碼不變。

　　方法二：公式填充法

　　相比宏命令，公式填充法更便于理解，不過需要手工操作的步驟稍微多一些，“魚和熊掌不可得兼”，要用哪種方法就看你的愛好了。

　　首先打開要操作的Excel工資表，為了不破壞原表(Sheet1)結(jié)構(gòu)，我們?nèi)匀徊捎迷赟heet2中進(jìn)行操作的方法。由于這個(gè)工資表一共有L列，18行，要復(fù)制的表頭項(xiàng)目在第二行，所以在第一個(gè)單元格中輸入如下公式：

　　=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)

　　接下來的工作就簡(jiǎn)單了，我們只要使用填充柄將此公式填充到其它單元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。

　　因?yàn)樵诓煌谋砀裰羞@個(gè)公式需要修改的地方比較多，所以這里做一下解釋：

　　由于工資條中的奇數(shù)行都是表頭，偶數(shù)行是數(shù)據(jù)，所以在這個(gè)公式中首先進(jìn)行奇偶行判斷，若是奇數(shù)行，直接取工資表的A2單元格數(shù)據(jù)(即公式中的 sheet1!A$2，如果表頭數(shù)據(jù)在第4行第三列則修改為sheet1!C$4)。若是偶數(shù)行，則用INDEX()函數(shù)來取數(shù)。該函數(shù)的第一個(gè)參數(shù)是指定工資表中的一個(gè)取數(shù)區(qū)域(即sheet1!$A:$L，如果不是從A到L列，那么可以修改這個(gè)參數(shù)，如修改為sheet1!$B$P ，就表示在B到P列之間取數(shù))。當(dāng)然，如果你想把轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)放在Sheet3而不是Sheet2中，那么，只要在Sheet3中執(zhí)行以上操作就可以了，并不需要修改公式的內(nèi)容。

　　采用這種方法不能自動(dòng)插入空行，給打印后的裁減帶來了一定的麻煩，所以，建議在做完后在全選所有單元格，通過調(diào)整行高和列寬來解決這個(gè)問題。

　　方法三：Word郵件合并法

　　對(duì)于宏和公式運(yùn)用不太熟練的朋友別著急，這里還有一招等著你。

　　首先我們確定好主文檔(工資條表格)和數(shù)據(jù)源(Excel或Access格式的記錄表)，然后通過“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進(jìn)來。

　　點(diǎn)擊“工具→信函與郵件→郵件合并”，然后在屏幕右側(cè)進(jìn)入“郵件合并”向?qū)А?/P>

　　第一步：選擇文檔類型。選擇“信函”。

　　第二步：選擇開始文檔。選擇默認(rèn)的“使用當(dāng)前文檔”。

　　第三步：選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕，通過“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，定位格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開。接著彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，選擇默認(rèn)的“全部”，確定返回Word編輯窗口。

　　第四步：撰寫信函。將插入點(diǎn)定位于表格的第二行第一格內(nèi)，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對(duì)話框，選中“域”下方列表框中的“序號(hào)”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號(hào)”字段合并到主文檔中。然后用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對(duì)應(yīng)的位置即可。

　　第五步：預(yù)覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調(diào)整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內(nèi)顯示。然后選中“姓名”后的表格區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”，讓這些列具有相同的寬度，使工資條更美觀。如果這樣直接進(jìn)入打印操作，一頁(yè)紙只能打印一個(gè)工資條，所以選中整個(gè)工資條表格，復(fù)制，粘貼到原表格下方空一行后的地方，把插入點(diǎn)定位于主文檔中第一和第二個(gè)表格之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，以此類推，就可以在一頁(yè)紙上多排幾個(gè)工資表，充分利用資源了。

　　最后進(jìn)入第六步：完成合并。然后把工資條打印出來，就制作完成了。

　　OK，再也不用費(fèi)力地重復(fù)勞動(dòng)專門制作工資條數(shù)據(jù)表了，通過簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)化一個(gè)數(shù)據(jù)表就實(shí)現(xiàn)了兩項(xiàng)完全不同的功能，趕快操練一下吧。

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