2015年秘書(shū)資格五級(jí)接待復(fù)習(xí):接待未預(yù)約來(lái)訪者的工作程序

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　　接待未預(yù)約來(lái)訪者的工作程序

　　(1)面帶微笑主動(dòng)問(wèn)候來(lái)訪者，當(dāng)了解到對(duì)方未做預(yù)約時(shí)，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù);

　　(2)詢問(wèn)來(lái)訪者要訪問(wèn)的部門(mén)工工作人員姓名;

　　(3)努力為來(lái)訪者安排一個(gè)盡可能早的預(yù)約時(shí)間;

　　(4)如果來(lái)訪者要求當(dāng)天見(jiàn)面，慶設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門(mén)或人員，看是否被訪人或其他人員能接見(jiàn)來(lái)訪者;

　　(5)如果當(dāng)天可以接見(jiàn)，按照接待預(yù)約客人的工作程序進(jìn)行;

　　(6)如果當(dāng)天確實(shí)不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來(lái)訪者見(jiàn)面，要立即向來(lái)訪者說(shuō)明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費(fèi)雙方時(shí)間，使自己更被動(dòng);

　　(7)在無(wú)法接待來(lái)訪者的情況下，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)來(lái)訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人;

　　(8)再次給來(lái)訪者一個(gè)預(yù)訂約會(huì)的機(jī)會(huì)，并耐心聽(tīng)取對(duì)方的要求;

　　(9)在接待過(guò)程中，要確保來(lái)訪者感到舒適，比如聯(lián)系過(guò)程中，為來(lái)訪者提供坐椅和飲料等。

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