2014年秘書資格五級文檔管理復習:歸檔范圍確定

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　　歸檔范圍的確定

　　(一)相關知識

　　1.檔案的概念與特點

　　檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，具有行政、業(yè)務、文化、法律和教育作用。

　　檔案具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性等特點。原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)所在。

　　2.檔案的種類

　　依據(jù)不同的標準，檔案種類劃分結(jié)果不同。常用的檔案種類劃分是：

　　(1)公務檔案與私人檔案

　　公務檔案是公務機關或其他社會組織在公務活動中形成的原始記錄。私人檔案是個人在私人生活中形成的原始記錄。

　　(2)歷史檔案與現(xiàn)行檔案

　　歷史檔案是形成時間較早，主要起歷史文化作用的原始記錄?，F(xiàn)行檔案是形成時間較晚，對人們的現(xiàn)實工作、生活產(chǎn)生實際作用的原始記錄。

　　(3)文書檔案、科技檔案與專門檔案

　　文書檔案是在社會的行政管理活動中由各種行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案。科技檔案是由人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設計任務書、科研報告。

　　專門檔案是在專門活動中形成的檔案，如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊登記檔案。

　　3.歸檔、檔案收集的含義

　　各單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務部門整理，定期移交給檔案室或負責管理檔案的人員集中保存，即為歸檔。

　　檔案收集是將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件材料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。

　　4.歸檔制度的內(nèi)容

　　(1)歸檔范圍

　　歸檔范圍指辦理完畢的文件材料應當歸檔及不應歸檔的范圍。哪些文件不應該歸檔，主要取決于這些文件本身的保存價值。一般而言，凡是反映本單位工作活動，具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　(2)歸檔時間

　　歸檔時間指文書處理部門或業(yè)務部門將需要歸檔的文件向檔案部門移交的時間。一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交。

　　(3)歸檔要求

　　歸檔要求是單位文書部門向檔案部門移交檔案時應達到的質(zhì)量要求，也是檔案部門接收檔案時的驗收標準。

　　(二)示例分析

　　這是初萌第一次進行歸檔工作。初萌把所有的文件材料集中到一起，然后進行文件的選擇。到底哪些文件要歸檔呢?初萌真有點難以取舍。拿起一份文件，覺得重要;再拿出一份文件，認為有用，哪份都舍不得放棄。于是初萌請同辦公室的老王幫忙把把關，老王看了看這些文件，很快從里面挑出了介紹信、客戶來信、會客登記表等不需歸檔的材料放在一邊。

　　點評：進行歸檔工作，首先要從辦理完畢的文件中挑選出有保存價值的文件。應以歸檔文件范圍為依據(jù)確定歸檔文件，把不該歸檔的文件進行歸檔不僅會浪費時間、空間，還會給日后的查找、利用帶來不必要的麻煩。

　　(三)工作程序

　　1.熟悉歸檔范圍

　　一個單位形成的文件材料并不是都要歸檔，只有那些有保存價值的文件材料才需歸檔。因此，歸檔工作開始前秘書要熟悉歸檔范圍，知道哪些文件材料應該歸檔、哪些文件不應該歸檔，做到心中有數(shù)。一個單位應歸檔的文件材料主要有：

　　(1)上級來文

　　需要貫徹執(zhí)行的上級重要會議文件;上級業(yè)務主管部門的法規(guī)性文件;上級視察工作形成的文件材料;代上級草擬并被采用的文件;上級單位轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件等。

　　(2)本單位形成的文件

　　本單位代表性會議、工作會議和專業(yè)會議文件材料;本單位的各種正式發(fā)文;本單位的請示與上級的批復;反映本單位業(yè)務活動的文件材料;本單位的各種工作計劃、統(tǒng)計報表;本單位領導公務活動中形成的重要信件、電話記錄;本單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;本單位的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本單位重要活動事件的簡報、榮譽獎勵證書;信訪工作材料;本單位與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料;本單位職工勞動、工資、福利方面的文件材料;本單位外事活動中形成的文件材料等.

　　(3)下級報送的文件

　　下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等文件;下級單位報送的法規(guī)性備案文件等。

　　(4)相關文件

　　普查工作中形成的文件材料;同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關業(yè)務單位對本單位工作檢查形成的重要文件;同級機關和非隸屬單位與

　　本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料等。

　　2.分析文件內(nèi)容

　　對僅從題目上無法判斷可否歸檔的文件，秘書要閱讀、分析文件的內(nèi)容，判斷文件的價值。

　　3.確定是否歸檔

　　根據(jù)對文件內(nèi)容的了解，按照歸檔文件的范圍，從形成的文件材料中選擇出具有憑證和參考價值的文件材料。

　　(四)注意事項

　　不屬于歸檔范圍的文件材料主要包括：

　　(1)本單位的重份文件。

　　(2)一般事務性的無查考、保存價值的文件。

　　(3)上級單位普發(fā)的供本單位參閱、不需辦理的文件材料。

　　(4)上級單位征求意見的未定稿的文件。

　　(5)未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿。

　　(6)未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件。

　　(7)從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　(8)無特殊保存價值的信封以及一般的民眾來信。

　　(9)單位內(nèi)部互相抄送的文件材料。

　　(10)本單位負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料。

　　(11)為參考目的從各方面收集來的文件材料。

　　(12)參加主管單位召開的會議但不需要貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　(13)非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　(14)下級單位送來參閱的簡報、情況反映等文件材料。

　　(15)越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料。

　　(16)下級單位抄送備案的一般性文件材料。

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