2014年秘書資格五級事務管理復習:恰當放置物品

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　　恰當放置物品

　　(一)相關知識

　　1.常用個人辦公物品

　　(1)紙簿類。A4、B5等類型辦公用復印紙;帶單位抬頭用紙;普通白紙;復寫紙;便條紙;留言條;標簽紙;牛皮紙;專用復寫紙;大、中、小及開窗信封;橫格筆記本;速記本;專用本冊(如現金收據本)。

　　(2)筆尺類。鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液。

　　(3)小裝訂類。大頭針、曲別針、剪刀、打孔機、訂書機、訂書釘、橡皮筋;膠帶、起釘器。

　　(4)歸檔用品。各種文件夾、檔案袋、收件日期戳。

　　(5)辦公設備專用易耗品。打字機用色帶、修正液等;復印機用墨盒等;計算機用磁盤、磁盤盒等。

　　2.常用公用物品

　　(1)公用文件及文件夾。

　　(2)公用辦公用品柜。

　　(3)公用電話號碼本、航班表、火車時刻表、字典等。

　　(4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報紙雜志等。

　　(二)示例分析

　　××公司行政辦公規(guī)范管理制度

　　第一條為規(guī)范公司辦公管理，特制訂如下規(guī)定。

　　第二條辦公儀表規(guī)范

　　著工裝，左胸適當位置佩戴公司徽章，其他應遵守員工守則第四、五、七條相關規(guī)定，違反規(guī)定的，除由綜合管理部通報批評外，每次罰款50元;各部門負責人應認真配合，督促屬

　　下員工遵守本規(guī)定。員工一個月累計違反規(guī)定超過3人次，該負責人亦應罰款l 00元。

　　第三條辦公室規(guī)范

　　1.辦公桌。案頭甩品整齊放置，保證辦公桌整潔無雜物。

　　2.座椅?？勘场⒆我宦刹坏梅湃魏挝锲?，人離開時椅子調正。

　　5.電腦。桌機呈45度貼墻放置，臥式主機置顯示器下，立式主機置桌下。

　　4.垃圾簍。罩塑料袋，置輔桌后或寫字臺下。

　　5.報刊。閱讀完后必須上報架或放入辦公桌。

　　6.外衣手袋。置掛于柜子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅或沙發(fā)上。

　　7.文件柜。保持文件放置整潔無雜物，柜頂不得堆置文件。

　　第四條語言規(guī)范

　　1.交往語言。您好、早晨好、早、再見、請問、請您、勞駕、關照、謝謝。

　　2.電話語言。您好、請問、稍等、謝謝、再見。

　　3.接待語言。您好、請稍侯、我通報一下、請坐、對不起、請登記、與我聯系、打擾一下、好的、行。

　　第五條行為規(guī)范

　　1.堅守工作崗位、不串崗。

　　2.上班時間不看報紙、玩游戲或做與工作無關的事。

　　3.辦公桌上應保持整潔并保持辦公室安靜。

　　4.上班時間，不要在辦公室化妝。

　　5.接待來訪和業(yè)務洽談在接待室或會議室進行、會私客不超過5分鐘。

　　6.不因私事打公司辦公電話，長話須登記長話記錄本。

　　7.不用公司電腦上網聊天或做與工作無關的事，不要隨意使用其他部門電腦，私客不經領導允許不準用公司電腦。

　　8.未經總經理或部門經理批準，不得索取、打印、復印其他部門資料。

　　9.嚴格遵守考勤制度，遲到、早退扣l0元。

　　10.不論任何原因，不得代人打卡。

　　11.吸煙到吸煙區(qū)，否則罰款50元。

　　12.請假要有假條，特殊情況事后補假條，出差一天以上，應填寫出差申請單并經領導批準。

　　13.因故外出，必須請示部門經理，各部門全體外出，必須向綜合管理部通報。

　　14.無工作需要，不得擅自進入機房、檔案室、財務室、會議室、接待室。

　　15.不得將煙缸、茶杯、文具等一切公物帶回家私用。

　　本規(guī)范由綜合管理部、人力資源部實施監(jiān)督與檢查。

　　點評：良好的辦公環(huán)境有助于辦公室日常工作的完成，也有利于秘書人員的健康與成長。X X公司行政辦公規(guī)范管理制度中規(guī)定了工作人員辦公環(huán)境中的儀表、行為、語言等方面規(guī)范。目前許多單位都十分重視環(huán)境對工作成效的影響這一因素，制定了與此相類似的規(guī)定或制度，這種做法值得提倡。

　　(三)工作程序

　　1.恰當放置個人物品

　　(1)自用的辦公文具、用品、零散物件應有序地放在抽屜里，按照使用頻率及使用習慣安排。

　　(2)常用文件夾應整齊地疊放在桌邊或直立在文件架上，并貼有標識予以區(qū)分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應存放在文件柜里。

　　(3)專用的電話應放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。

　　(4)電腦、打印機等用電設備宜放置在一起，便于電源接線和管理。

　　2.恰當放置公用物品

　　(1)文件柜里的公用文件夾應整齊有序地擺放，取用后要放回原位置，方便他人再用。

　　(2)公用辦公用品柜的物品也要放置規(guī)范，通常重的、大的放下面，輕的、小的放上面，且擺放有序，便于取用，并做到用后歸位。

　　(3)一些常用的公用物品，如電話號碼本、航班表、火車時刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回原位，不給他人帶來不便。

　　(4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報紙雜志應整齊地擺放或碼放，并經常整理，保持接待窗口的良好對外形象。

　　(四)注意事項

　　1.要及時、安全、恰當地處理剩余物品

　　對確定是多余或報廢的物品，應及時清理出來單獨存放，比如辦公文具等低價值物品可自行處理，而辦公設備等固定資產的報廢則須向有關部門或人員(如資產管理處)申報批準。可自行處理的物品在妥善棄置前，要檢驗并防止可能造成的危害或者泄密，比如對過期、失效的文檔應定期銷毀，便攜機、臺式機或服務器在清退或報廢前應格式化硬盤。根據公司資產管理的有關規(guī)定，資產處理的途徑包括轉移、調撥、清退和報廢，請按照不同途徑的流程規(guī)定操作，及時跟蹤資產臺賬記錄的核銷。

　　2.協(xié)調處理工作場所出現的問題

　　當在工作環(huán)境中遇到包括照明、取暖、噪音之類的困難時，應該及時向公司相關部門(如物業(yè)管理公司、環(huán)衛(wèi)科、行政管理部)通過正規(guī)途徑反映，以尋求解決辦法。舉例來說，建筑維修通常在晚上和周末進行，但有時工人們別無選擇不得不在上班時間干。如果噪音干擾過大，那么應將問題反映給建筑主管;并主動與其就開工時間的調整進行協(xié)商。如果碰到日光燈管燒壞、空調漏水的問題，可以提交相關建議，通過電話跟蹤事件處理進度，明確處理部門，并配合其做好必要的協(xié)調工作。

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