北京會計證《會計基礎》第四章第四節(jié)會計憑證的傳遞講義
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一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞，是指從會計憑證取得或填制起至歸檔保管時止，在單位內(nèi)部有關部門和人員之間按照規(guī)定的時間、程序進行處理的過程。各種會計憑證，他們所記載的經(jīng)濟業(yè)務不同，涉及的部門和人員不同，辦理的業(yè)務手續(xù)也不同，因此，應當為各種會計憑證規(guī)定一個合理的傳遞程序，即一張會計憑證填制后應交到哪個部門，哪個崗位，由誰辦理業(yè)務手續(xù)等，直到歸檔保管為止。
(一)會計憑證傳遞的意義
正確組織會計憑證的傳遞，對于提高會計核算資料的及時性、正確組織經(jīng)濟活動、加強經(jīng)濟責任、實行會計監(jiān)督、具有重要意義。
1、正確組織會計憑證的傳遞，有利于提高工作效率
正確組織會計憑證的傳遞，能夠及時、真實反映和監(jiān)督各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，為經(jīng)濟管理提供可靠的經(jīng)濟信息。同時，也例如，材料運到企業(yè)后，倉庫保管員應在規(guī)定的時間內(nèi)將材料驗收入庫，填制“收料單”，注明實收數(shù)量等情況，并將“收料單”及時送到財會部門及其他有關部門。財會部門接到“收料單”，經(jīng)審核無誤，就應及時編制記賬憑證和登記賬簿，生產(chǎn)部門得到該批材料已驗收入庫憑證后，便可辦理有關領料手續(xù)，用于產(chǎn)品生產(chǎn)等。如果倉庫保管員未按時填寫“收料單”或雖填寫“收料單”，但沒有及時送到有關部門，就會給人以材料尚未入庫的假象，影響企業(yè)生產(chǎn)正常進行。
2、正確組織會計憑證的傳遞，能更好地發(fā)揮會計監(jiān)督作用
正確組織會計憑證的傳遞，便于有關部門和個人分工協(xié)作，相互牽制，加強崗位責任制，更好地發(fā)揮會計監(jiān)督作用。例如，從材料運到企業(yè)驗收入庫，需要多少時間，有誰填制“收料單”，何時將“收料單”送到供應部門和財會部門，會計部門收到“收料單”后由誰進行審核，并同供應部門的發(fā)貨票進行核對，由誰何時編制記賬憑證和登記賬簿，由誰負責整理保管憑證等。這樣，就把材料收入業(yè)務驗收入庫到登記入賬的全部工作，在本單位內(nèi)部進行分工合作，共同完成。同時可以考核經(jīng)辦業(yè)務的有關部門和人員是否按規(guī)定的會計手續(xù)辦理，從而加強經(jīng)營管理，提高工作質(zhì)量。
(二)會計憑證傳遞的基本要求
各單位的經(jīng)營業(yè)務性質(zhì)是多種多樣的，各種經(jīng)營業(yè)務又有各自的特點，所以，辦理各項經(jīng)濟業(yè)務的部門和人員以及辦理憑證所需要的時間、傳遞程序也必然各不相同。這就要求每個單位都必須根據(jù)自己的業(yè)務特點和管理特點，由單位領導會同會計部門及有關部門共同設計制訂出一套會計憑證的傳遞程序，使各個部門保證有序、及時地按規(guī)定的程序處理憑證傳遞。各單位在設計制定會計憑證傳遞時，應注意以下幾個問題：?
1、根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的特點、機構設置和人員分工情況，明確會計憑證的傳遞程序
由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務的內(nèi)容不同，企業(yè)管理的要求也不盡相同。在會計憑證的傳遞過程中，要根據(jù)具體情況，確定每一種憑證的傳遞程序和方法。合理制訂會計憑證所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，規(guī)定每個環(huán)節(jié)負責傳遞的相關責任人員，規(guī)定會計憑證的聯(lián)數(shù)以及每一聯(lián)憑證的用途。做到既可使各有關部門和人員了解經(jīng)濟活動情況、及時辦理手續(xù)，又可避免憑證經(jīng)過不必要的環(huán)節(jié)，以提高工作效率。
2、規(guī)定會計憑證經(jīng)過每個環(huán)節(jié)所需要的時間，以保證憑證傳遞的及時性?
會計憑證的傳遞時間，應考慮各部門和有關人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時間，明確規(guī)定各種憑證在各個環(huán)節(jié)上停留的最長時間，不能拖延和積壓會計憑證，以免影響會計工作的正常程序。一切會計憑證的傳遞和處理，都應在報告期內(nèi)完成，不允許跨期，否則將影響會計核算的準確性和及時性。
會計憑證在傳遞過程中的銜接手續(xù)，應該做到既完備、嚴密，又簡單易行。憑證的收發(fā)、交接都應當按一定的手續(xù)制度辦理，以保證會計憑證的安全和完整。會計憑證的傳遞程序、傳遞時間和銜接手續(xù)明確后，制定憑證傳遞程序，規(guī)定憑證傳遞路線、環(huán)節(jié)及在各個環(huán)節(jié)上的時間、處理內(nèi)容及交接手續(xù)，使憑證傳遞工作有條不紊、迅速而有效進行。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任、具有法律效力的證明文件，又是登記賬簿的依據(jù)，所以，它是重要的經(jīng)濟檔案和歷史資料。任何企業(yè)在完成經(jīng)濟業(yè)務手續(xù)和記賬之后，必須按規(guī)定立卷歸檔，形成會計檔案資料，妥善保管，以便日后隨時查閱。
會計憑證整理保管的要求有：
1、各種記賬憑證，連同所附原始憑證和原始憑證匯總表，要分類按順序編號，定期(一天、五天、十天或一個月)裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、憑證種類、所屬年月和起訖日期、起止號碼、憑證張數(shù)等。為防止任意拆裝，應在裝訂處貼上封簽，并由經(jīng)辦人員在封簽處加蓋騎縫章。
2、對一些性質(zhì)相同、數(shù)量很多或各種隨時需要查閱的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上寫明記賬憑證的時間、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。
3、各種經(jīng)濟合同和重要的涉外文件等憑證，應另編目錄，單獨登記保管，并在有關原始憑證和記賬憑證上注明。
4、其他單位因有特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位領導批準，可以復制，但應在專門的登記簿上進行登記，并由提供人員和收取人員共同簽章。
5、會計憑證裝訂成冊后，應有專人負責分類保管，年終應登記歸檔。會計憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，應嚴格按照《會計檔案管理辦法》進行管理。
6、會計憑證在歸檔后，應按年月日順序排列，以便查閱。對已歸檔憑證的查閱、調(diào)用和復制，都應得到批準，并辦理一定的手續(xù)。會計憑證在保管中應防止霉爛破損和鼠咬蟲蛀，以確保其安全和完整。
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