2014年秘書工作現(xiàn)狀平凡卻精彩

更新時間：2014-02-17 21:59:15 來源：|0

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摘要職業(yè)專家分析，不同上司的氣質(zhì)、性格、習慣、要求、喜好和能力等千差萬別，秘書要搞定和上司的關(guān)系，是做出來而不是拍出來的。

　　俗話說一個好漢三個幫，能力再強的經(jīng)理老板們每天也只有二十四小時，日理萬機的老板們都離不開一位強有力的“左右手”來協(xié)助他們處理各項事物，秘書扮演的正是這樣的角色。她/他們和老板進進出出，風光無限，而在馳騁江湖的背后，也有著不為人知、默默無聞的辛勤與付出，曾經(jīng)進行了一個聯(lián)合調(diào)查，探討這一職業(yè)的酸甜苦辣。

　　在“您對現(xiàn)在的狀況滿意嗎”的問題回答中，有43.65%的人感覺一般，非常滿意的有6.78%，二者之和約占了調(diào)查參與者的一半。另外一半的分布是31.11%不太滿意;5.66%非常不滿意;甚至還有4.21%的打算辭職轉(zhuǎn)化職業(yè)。調(diào)查顯示做秘書讓人感到最辛苦的因素分別是繁瑣的事務(wù)性工作39.94%;處理協(xié)調(diào)上下級和各部門關(guān)系22.86%;工作隨老板日程安排變化，經(jīng)常加班沒有規(guī)律18.51%;需要不斷熟悉掌握公司各部門業(yè)務(wù)11.82%;上級有性騷擾6.87%。

　　秘書工作的辛苦不止是每天打打文件，整理整理資料，她們能在復雜而且繁瑣，看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的小事情之間，處理協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，做到萬無一失，更多的是心理上的壓力，然而很多情況下，她們干的是管家的活，拿的卻是丫環(huán)的錢。調(diào)查顯示44.12%的秘書待遇是月薪1001-2000元;20.62%的秘書是2001-3000元;15.91%在1000元以下;3.01%得到了3001-5000元;5001-8000元之間和8000以上4的分別只有4.31%和2.02%，從上面的數(shù)據(jù)分析看中，一半秘書對現(xiàn)狀的不滿主要來自付出與獲得的不平衡。

　　在“作為秘書您的主要工作是什么”的調(diào)查項目中有，文字檔案管理以 34.25%的比例成為秘書們的主要工作，其余的工作還有行政后勤管理26%;協(xié)助老板參與經(jīng)營管理18.27%;組織協(xié)調(diào)公司會務(wù)12.49%;公關(guān)與政府關(guān)系5.02%和和老板出差跑來跑去3.97%。

　　調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，秘書工作中有將近20%的內(nèi)容是協(xié)助參與公司的經(jīng)營管理的。和高高在上的老板比較，秘書有更多的機會接近各個部門的基層員工，了解來自第一線的信息反饋，和一般的部門主管比較，和管理層天時地利的接近優(yōu)勢，使得秘書又具備對公司整體戰(zhàn)略部署更全面的了解和體會，從這點上看，老板在決策過程中，多聽取秘書出謀劃策是很有參考價值的。值得注意的是秘書在做好管理左右手的助理工作中，更多的是發(fā)揮順風耳而不是長舌婦的作用。另外，經(jīng)理主管們性格各異，有的喜歡獨自思考問題，有的喜歡同別人一起商量，秘書在參與老板管理決策的過程中，一定要注意適可而止，因人而異，不可越位。

　　秘書工作因為接觸到公司業(yè)務(wù)的各個方面，在職業(yè)轉(zhuǎn)換，特別是公司內(nèi)部換崗具有很好的優(yōu)勢，此次調(diào)查顯示行政主管方向的傾向最高。在“您認為秘書將來的職位發(fā)展方向是什么”的問題中，選擇行政主管的比例最高，是38.53%;其次分別是經(jīng)理助理20.34%;人力資源經(jīng)理11.39%;部門經(jīng)理11.30%;還是秘書10.20%;市場/公關(guān)部主管6.21%;財務(wù)管理人員 2.02%。

　　雖然秘書在日常工作中的接觸到人事、財務(wù)、專業(yè)業(yè)務(wù)的機會比較廣泛，但是多而不精，再這些方面的發(fā)展可能性和行政管理比較要低。值得注意的是，盡管選擇一直做秘書的比例較低，說到秘書也容易讓人聯(lián)想到“年輕”、“美麗”等字樣，甚至有人將之形容為“花瓶職業(yè)”，但是秘書并不是一個吃青春飯的職業(yè)，比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書，他會把比爾蓋茨的時間設(shè)計到分和秒。我國的外資企業(yè)秘書可分三類，以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主的初級秘書;可以用英文寫一般信函、起草報告和準備會議的中等秘書和能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力的高級秘書。在西方國家很多年資很長的秘書他們會更加受青睞，因為她/他們的自身的素質(zhì)，以及對企業(yè)文化的認同度都造成了他在職業(yè)生涯中的游刃有余。具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力，富有經(jīng)驗的秘書是在我們國家急需的復合性人才，所以這是一個值得活到老做到老的職業(yè)。

　　和展示自我的機會，也和老板有更多的非工作性質(zhì)的社交活動機會，因此他們比普通職員和老板的關(guān)系更融洽。但是，凡事說兩邊，秘書工作的點滴失誤也發(fā)生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并沒有時間順序，而秘書要分清輕重緩急，慶典安排、展覽會、記者見面會、座談會、客戶會見等，哪個在先哪個在后，如何為上司安排，全看秘書的眼力勁兒了。一個成功的秘書必須與老板形成默契，學會有效的溝通，贏得老板的信任并與之愉快相處，這是秘書必須具備的基本的職業(yè)素養(yǎng)。

　　職業(yè)老師分析，不同上司的氣質(zhì)、性格、習慣、要求、喜好和能力等千差萬別，秘書要搞定和上司的關(guān)系，是做出來而不是拍出來的。如果你打文件拖拖拉拉;辦事情丟三拉四;留信息走弦跑調(diào);寫文章詞不達意;出建議云里霧里，恐怕做秘書的日子就不多了。秘書工作看似平凡瑣碎，但是它不再是世俗眼中的“青春飯”和“花瓶”，而是令人羨慕、常開不敗的職場玫瑰，是老板的左膀右臂，是企業(yè)青睞的復合性人才。

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