2014年三級秘書資格會前籌備復(fù)習(xí)：遠(yuǎn)程會議

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　　遠(yuǎn)程會議

　　遠(yuǎn)程會議，是運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，召集距離遙遠(yuǎn)的不同地點(diǎn)的單位和人員舉行會議的一種手段，是會議活動現(xiàn)代化和自動化的一個重要內(nèi)容。

　　1.遠(yuǎn)程會議的類型

　　遠(yuǎn)程會議包括電話會議、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議。

　　(1)電話會議。電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地點(diǎn)的人員舉行會議的新型會議，它是一種同步會議。需要申請并開通“會議電話”的服務(wù)功能。

　　1)電話會議的特點(diǎn)

　?、俜奖沆`活，省錢、省時，準(zhǔn)備時間較少。

　?、谂c會人員沒有直接的面晤，很少受到會議主持人或其他與會人員的直接影響更能激發(fā)與會人員的正面思維，也更容易提出一些合理建議、意見。

　?、廴鄙偕眢w語言，難以進(jìn)行互通交流。

　　2)組織電話會議的方法

　　①發(fā)出會議通知。

　　電話會議是一種實(shí)時交談的會議，任何一方的延誤都會延長電話線路和占用時隨

　　造成浪費(fèi)。

　　②分發(fā)會議書面材料。如果會議中對某些文件進(jìn)行討論，可事先將文件寄給與會方。文件上應(yīng)標(biāo)明討論的順序編號和標(biāo)題。如果電話會議與傳真機(jī)配套進(jìn)行，則可先將文件傳至與會各方，會議進(jìn)行中還可補(bǔ)充傳送有關(guān)文件。

　　③安排會場。遠(yuǎn)程電話會議的會場分為主會場和分會場兩部分。

　?、芙油娫挕Ｋ信c會人員應(yīng)當(dāng)提前進(jìn)入會場，做好充分的準(zhǔn)備。會議時間一到，召集方按程控電話的“會議電話”服務(wù)功能的操作方法撥通各分會場的電話。

　　⑤相互通報出席情況。電話全部接通后，會議主持宣布會議開始，要求各方相互通報姓名、職務(wù)。

　　⑥記錄。用錄音電話系統(tǒng)記錄會議，會后整理成書面記錄。電話會議的錄音帶和書面記錄整理稿都應(yīng)歸檔保存。

　　(2)視頻會議。視頻會議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信息的一種現(xiàn)代化的會議方式。視頻會議也屬于同步會議，即與會人員可以在不同的地理位置上、在同一時間內(nèi)參加會議;會議舉行時，利用電視設(shè)備，通過微波線路或衛(wèi)星線路，播送主會場和各個分會場的活動情景，使各地與會人員都能看到、聽到。

　　1)視頻會議的特點(diǎn)：

　?、凫`活。選擇視頻會議的方式在時間上可以根據(jù)主辦方的要求，按會議實(shí)際進(jìn)行的時間計算。

　　②方便。利用具有視頻會議功能的會議室，可以高效地與任何位置的客戶或同事開會，節(jié)省時間和資金。

　　③專業(yè)。視頻會議需要采用全面的視頻會議技術(shù)，配備現(xiàn)場專業(yè)技術(shù)人員。

　　2)組織視頻會議的方法。組織視頻會議由于專業(yè)性較強(qiáng)，要求較高，因此，一般情況下委托會議服務(wù)公司去做。視頻會議與電話會議的組織方法大致相同，只是會場的安排要求更高。

　?、僖曨l會議的會場?？梢岳秒娦挪块T提供的會場，也可自己指定會場。

　?、谧龊脮霾贾霉ぷ?。會場的環(huán)境應(yīng)安靜、清潔;主會場和分會場要懸掛會標(biāo)，突出會議的主題。

　?、叟鋫浜蜋z查設(shè)備。確保主會場和分會場的畫面和聲音能夠互相傳送。會場內(nèi)也可配備高速傳真機(jī)，以便同時傳送文件。

　?、茉O(shè)備維護(hù)。調(diào)試人員要堅(jiān)守崗位，及時解決會議中的設(shè)備故障，保證會議的順利進(jìn)行。

　?、轂闇p少租用通信線路的時間、節(jié)約費(fèi)用，在議程安排上，可先開大會，然后由各分會場根據(jù)自己的情況各自舉行會議或討論。

　　視頻會議作為現(xiàn)代會議的一種重要形式，采用現(xiàn)代化的信息傳輸技術(shù)，通過視頻影像營造出視頻會議室，無論是全球銷售會議還是面試未來員工或新產(chǎn)品發(fā)布會等都可以在采用視頻會議室舉行。從標(biāo)準(zhǔn)的面對面視頻會議到全球性的多點(diǎn)視頻會議，打造出了一個專業(yè)會議的范圍，被廣泛采用于各行各業(yè)。

　　(3)網(wǎng)絡(luò)會議。網(wǎng)絡(luò)會議是利用計算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)來召集會議。

　　1)網(wǎng)絡(luò)會議的特點(diǎn)

　?、購氐淄黄屏藗鹘y(tǒng)會議的時空限制。傳統(tǒng)的會議必須集中時間、集中地點(diǎn)舉行，遠(yuǎn)程電話會議和電視會議也必須約定同一時間舉行。而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會議完全沒有定時會議的限制。會議主席可隨時將自己的意見通過計算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)傳送到各方的網(wǎng)絡(luò)終端，各方的終端會自動記錄存儲，與會者可在任何時候查閱記錄并以同樣的方式向會議主席以及其他各方反饋?zhàn)约旱囊庖姡€可使用顯示終端直接參加討論。

　?、跁h無紙化低成本 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會議由于實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)自動化管理，所有的會議信息都將通過計算機(jī)自動傳遞、顯示、記錄和存儲，完全可以實(shí)現(xiàn)會議無紙化。

　　2)網(wǎng)絡(luò)會議的組織。網(wǎng)絡(luò)會議主要是通過計算機(jī)收發(fā)電子郵件的方式來召開，其會務(wù)工作的關(guān)鍵是必須建立一套完善的會議制度，如例會制度，以保證會議各方能夠按時收到信息。如果需要經(jīng)過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會議商議臨時性工作，則應(yīng)當(dāng)建立會議信息限時回告制度，以提高會議的時效性。

　　2.遠(yuǎn)程會議的籌備

　　電話會議、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議都屬于遠(yuǎn)程會議。

　　遠(yuǎn)程會議的籌備程序如下：

　　了解服務(wù)公司的相關(guān)信息――與電信服務(wù)公司預(yù)約――做好會場布置工作――――估算好講話或發(fā)言的時間――明確專業(yè)服務(wù)人員――檢查所需設(shè)備

　　(1)了解服務(wù)公司的相關(guān)信息。

　　(2)與電信服務(wù)公司預(yù)約。

　　(3)做好會場布置工作。

　　(4)估算好講話或發(fā)言的時間。

　　(5)檢查所需設(shè)備。

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