2014年四級秘書輔導《秘書實務(wù)》筆記:文字工作

    文字工作

　　從一定意義上來說，秘書就是文字工作者。

　　一、文字與文字工作

　　文字：文字的字面涵義，可以有多種解釋。本章所言文字，意指語言的書面形式，即文書或文章的意思。顯然，這里的“文字”非指某一符號體系，而是指能表達某種意思，并具有一定體式的書面材料。如各種文字記錄稿和各種文字稿本。

　　文字工作：所謂文字工作，可以作廣義與狹義的理解。廣義上的文字工作，是泛指一切以制作書面語言為生的職業(yè)技能活動，如新聞記者的工作，報刊編輯的工作，圖書編輯的工作，作家的工作，自由撰稿人的工作等;狹義上的文字工作，特指秘書用書面語言代行領(lǐng)導者或領(lǐng)導機關(guān)記載及表達某種思想的專門業(yè)務(wù)活動。如為機關(guān)起草各種文書，代領(lǐng)導者起草各種講話稿，記錄各種公務(wù)活動，審核各種文稿等。

　　二、秘書文字工作的特點⑴寫作活動的受動性：有感而發(fā)――奉命寫作;我要寫―要我寫⑵思維形式的抽象性形象思維――抽象思維;⑶表達方式的綜合性說明為主，兼有記敘和說明;⑷成文過程的程序性“作者中心論”、“我手寫我心”、“文責自負”

　　三、文字記錄

　　1.秘書文字記錄的種類⑴電話記錄：為便于電話記錄，許多機關(guān)或部門都備有專門的電話記錄紙，其格式大都約定俗成。機關(guān)的電話記錄用紙，一般分為發(fā)出電話記錄紙和接收電話記錄紙兩種。⑵值班記錄值班工作，是各級秘書機構(gòu)的重要日常工作。做好值班工作，對于保證機關(guān)單位的信息溝通、來訪接待和應急處理等，無不具有重要作用。秘書在值班期間，要處理大量的、具體的、事關(guān)機關(guān)形象的事務(wù)性工作。為了如實地反映值班情況，準確地記載值班事務(wù)，妥善地做好交接工作，并為日后查考提供方便條件，秘書應認真做好值班記錄，即填寫值班日志。⑶來訪記錄凡設(shè)有專事來訪接待的機構(gòu)，一般都有來訪登記制度，并備有專門的記錄用紙，秘書應認真填寫。⑷會議記錄秘書要經(jīng)常參與各種會議的籌備和組織。其任務(wù)之一，就是負責會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：第一部分為會議的一般情況，第二部分為會議內(nèi)容。為保證會議記錄的規(guī)范化，機關(guān)單位都備有專門用紙。⑸大事記是領(lǐng)導決策與管理活動的真實寫照，具有重要的認知價值和參考價值。大事記一般一事一記，按日編排。一天之內(nèi)發(fā)生幾件大事，就逐一記錄幾件大事，這便是一天的大事記。如果堅持逐日逐月地記錄大事，年終便形成了一年的大事記。⑹調(diào)查記錄⑺領(lǐng)導講話記錄⑻領(lǐng)導口授記錄

　　2.文字記錄的過程⑴備好紙和筆，隨時準備記錄現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，為秘書提供了越來越先進、便捷的記錄工具，但是受到經(jīng)費、場合、時間、安全和紀律等因素的制約，秘書的文字記錄永遠也離不開筆和紙。秘書在記錄時，不要使用鉛筆、一般圓珠筆和普通墨水。若要使用圓珠筆，應使用國家檔案部門推薦的322(黑)、424(純藍)油墨灌注的筆芯。⑵用心傾聽和判斷，快速做出記錄(在平靜的狀態(tài)下，一般人每分鐘能講一百二十至一百五十個字，說和記在速度上存在巨大懸殊)⑶及時補充和修改，認真整理記錄

　　3.文字記錄的方法⑴要點記錄法⑵詳細記錄法⑶常用的速記法⑷特殊的標識法①形象的寫法②會意的寫法③假借的寫法⑸筆記與錄音并用法

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