2013年三級秘書資格考試常考知識點(diǎn)總結(jié)-9

　　會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

　　1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題

　　與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任

　　3.處理會議中意外事件的方法：同上

　　組織電話會議的方法

　　發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報(bào)出席情況 記錄

　　組織視頻會議的方法

　　視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 為減少租用通信線路的時(shí)間 節(jié)約費(fèi)用

　　遠(yuǎn)程會議籌備方案特點(diǎn)

　　(1)遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點(diǎn)。

　　(2)遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時(shí)間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

　　(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會議討論。

　　(4)遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

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