2014年秘書資格五級�？季毩�(xí)題整理(18)

　　參考答案：

　　上司不在時郵件的處理：

　　(1)按收文程序處理所有文件。

　　(2)按上司的吩咐或習(xí)慣將文件用電話、傳真或郵寄通知他。郵寄時要在郵包上連續(xù)編號。

　　(3)若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司親自處理的文件保存下來，并通知發(fā)件人得到回復(fù)的時間。

　　由于公司業(yè)務(wù)范圍不斷擴大，文件收發(fā)工作宜由專人負(fù)責(zé)，請你寫出收發(fā)文件的程序和要求，明天交給我。

　　參考答案：

　　收文工作的程序有：簽收，拆封，登記，分類。

　　(1)簽收：對件數(shù)進行清點、核對;檢查文件外包裝是否完好無損，檢查封套上的文字是否都應(yīng)是本部門收的;最后是簽收，并注明日期。

　　(2)拆封：將信套訂在文件后;再次檢查文件內(nèi)容是否本機關(guān)收。

　　(3)登記：按收文登記簿中所列內(nèi)容逐項登記;在收進的文件首頁貼上“來文處理單”。

　　(4)分類：將信件分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)。

　　發(fā)文工作的程序有：

　　(1)對發(fā)件進行查對，不要裝錯信封。

　　(2)檢查附件是否齊全。

　　(3)郵件分類。

　　(4)按郵件的類型分別填上密級、急件、特快等標(biāo)記。

　　(5)簽名。

　　(6)登記。

　　(7)按時發(fā)送。

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