2014年秘書三級考試重要筆記:會見與會談的準備工作

　　會議的善后工作

　　(1)安排與會人員返程工作

　　1)提前做好與會者車、船、飛機票的登記預訂工作。

　　2)幫助與會者提前做好返程準備。

　　(2)會議文件資料清退的方法

　　1)小型內部會議可在會議結束時請與會者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會議室門口收集。

　　2)大中型會議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時交退。

　　(3)整理會議室：將會議室整理恢復到備用狀態(tài)。

　　會見與會談的準備工作

　　(1)收集對方的相關資料。

　　(2)通知主方參加會見與會談的人員。

　　(3)了解會見與會談的時間和地點。

　　(4)通知對方。

　　(5)場所的布置及座位安排：會見的座次安排應遵循“主左客右”的原則，座位通常排成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門 一側或進門后的左側，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會談的座位可擺成圓形或方形。

　　會見與會談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈禮、合影。

　　(3)會見或會談。

　　(4)記錄。

　　(5)會見與會談結束。

　　開放參觀活動的內容與準備

　　(1)開放參觀的項目

　　1)展覽室。

　　2)生產(chǎn)設備。

　　3)廠區(qū)環(huán)境。

　　4)員工的教育與培訓設施。

　　5)服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設施。

　　(2)開放參觀活動的操作流程

　　準備宣傳小冊子一放映視聽材料一觀看模型一引導觀摩實物一中途休息服務一贈送紀念 品一征求意見。

　　(3)準備工作的內容

　　1)寄發(fā)請柬。

　　2)準備休息服務處。

　　3)準備介紹材料。

　　4)準備特殊的參觀用品。

　　5)準備茶水飲料。

　　6)準備禮品和紀念品。

　　(4)接待工作的內容

　　1)熱情接待、引導。

　　2)認真解說。

　　3)為來賓做好向導。

　　4)做好餐飲服務工作。

　　5)耐心解答來賓提出的問題。

　　6)做好歡送工作。

　　商務旅行的準備工作

　　(1)訂車票、機票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預訂房間。

　　(3)準備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預支差旅費。