2014年秘書三級考試重要筆記:有效利用時間

　　接打電話

　　(1)處理電話留言的一般原則：簡潔、完整、準確、及時送達。

　　(2)接電話的方法

　　1)“響鈴不過三”。

　　2)有問候語。

　　3)如果來電要找的人不能接聽電話，要恰當回答。

　　4)注意接電話的語調。

　　5)做好電話記錄。

　　(3)撥打電話的方法

　　1)首先報出本人的姓名和單位名稱。

　　2)如果想留言請對方回電，要留下自己的電話號碼。

　　3)要問對方此時打去電話是否方便。

　　4)注意自己的語言。

　　5)適時結束通話并用規(guī)范的結束語。

　　辦公用品的發(fā)放程序

　　(1)指定專人發(fā)放。

　　(2)按單位的有關制度和規(guī)定時間發(fā)放。

　　(3)緊急物品發(fā)放必須有相應的程序處理。

　　(4)填寫物品申領表，由授權人簽字批準。

　　(5)清點核實發(fā)放的辦公用品。

　　(6)提醒領取部門或個人節(jié)約使用辦公用品。

　　節(jié)約使用辦公用品的措施

　　(1)復印機：填寫申請表;發(fā)復印卡以限制部門使用;彩色復印要統(tǒng)一管理。

　　(2)傳真機：指定專人使用;做好登記并保留發(fā)送記錄。

　　(3)計算機、打印機、因特網：限制使用，彩色打印要集中管理;嚴格管理因特網的使用。

　　(4)電話、移動電話：控制打私人電話和國內國際長途電話;按規(guī)定使用移動電話。

　　用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級

　　A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。

　　B類：重要而不緊急的，應接著處理。

　　C類：緊急而不重要的，有時間才做。

　　D類：不重要又不緊急的，可以不做。

　　有效利用時間的方法

　　(1)明確自己的工作任務和職責。

　　(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。

　　(3)分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學有序地完成工作任務。

　　(4)巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率。

　　(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。

　　(6)安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。

　　(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關工作的承辦周期安排工作。

　　(8)秘書要記好工作日記并認真分析、評估自己利用時間的有效程度。

　　日常辦公事務的協(xié)調

　　(1)內部會議室的預訂工作。

　　(2)用車預訂工作。

　　(3)協(xié)助同事印制名片。

　　(4)協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。

　　(5)協(xié)助組織入口處的出勤登記打卡工作。

　　(6)按組織要求，保證接待崗位上班時間都要有人。

　　掌握好協(xié)調工作的基本原則

　　協(xié)調時應從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要、緊急、難度大、不方便的工作或事情， 通過協(xié)調力求安排好次要、非緊急、難度小或較方便的工作或事情。

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