ERP功能設(shè)計(jì)之采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表(二)

　　上篇文章中，大家了解了采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表有關(guān)查詢條件以及權(quán)限的設(shè)計(jì)原則，那么在這里讓我們一起來了解下如何設(shè)計(jì)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中的相關(guān)字段。

　　一、預(yù)計(jì)進(jìn)貨表本身內(nèi)容的過濾。

　　預(yù)計(jì)進(jìn)貨表在生成的時(shí)候，除了需要符合上面查詢條件所傳遞過來的參數(shù)之外，還必須符合其本身的一些過濾條件。

　　1、不顯示已經(jīng)結(jié)束了的采購(gòu)單的內(nèi)容，包括正常收完貨結(jié)束的，又或者中途指定結(jié)束的。所以，在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，需要實(shí)施顧問提醒用戶，務(wù)必在進(jìn)貨單作業(yè)的時(shí)候，關(guān)聯(lián)到特定的采購(gòu)單。因?yàn)橹挥腥绱?，在進(jìn)貨單審核的時(shí)候，才能夠更新對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單的交貨數(shù)量。而采購(gòu)訂單本身也才能夠根據(jù)這個(gè)交貨數(shù)量與采購(gòu)數(shù)量進(jìn)行對(duì)比，看看采購(gòu)單是否已經(jīng)收貨完畢。另外，若采購(gòu)訂單中途遇到一些意外情況，如銷售訂單變更等等，不需要采購(gòu)的，需要即時(shí)通過“指定結(jié)束”功能，把采購(gòu)訂單手工的指定結(jié)束掉。以前我在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，企業(yè)用戶還經(jīng)常會(huì)碰到一個(gè)尾數(shù)的問題。如企業(yè)在采購(gòu)的時(shí)候，可能需要999套產(chǎn)品，但是，把損耗率考慮在內(nèi)的話，則需要1001套。但是，供應(yīng)商由于生產(chǎn)上的限制，只給企業(yè)生產(chǎn)了1000套。一般情況下，企業(yè)也是允許的。但是，在采購(gòu)訂單中，由于還有1套的尾數(shù)，所以，采購(gòu)訂單就沒有結(jié)束，此時(shí)，在生成的采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中，就會(huì)時(shí)刻有這條采購(gòu)記錄。有個(gè)客戶，一個(gè)月下來沒有清理這些尾數(shù)的采購(gòu)記錄，在生成的預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中，這種尾數(shù)記錄的采購(gòu)訂單，竟然達(dá)50條記錄。這就使得預(yù)計(jì)進(jìn)貨表本身的內(nèi)容變得非常的龐大，對(duì)于后續(xù)采購(gòu)訂單的追蹤會(huì)有不利的影響?？傊?，遇到這種情況的話，實(shí)施顧問一定要建議用戶及時(shí)的把這些尾數(shù)的采購(gòu)訂單指定結(jié)束掉。

　　2、沒有審核的采購(gòu)訂單在這里不會(huì)顯示。采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表，顯示的內(nèi)容是已經(jīng)給供應(yīng)商下單了，但是還沒有收到供應(yīng)商貨或者收的不齊的采購(gòu)記錄。所以，沒有審核的采購(gòu)訂單在這里當(dāng)然不會(huì)顯示。這在設(shè)計(jì)的時(shí)候不會(huì)有什么難度，難就難在項(xiàng)目實(shí)施上。筆者以前實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)候，有些企業(yè)雖然采購(gòu)訂單已經(jīng)發(fā)給供應(yīng)商了，但是，采購(gòu)訂單卻沒有及時(shí)審核。這主要是因?yàn)榭赡軆r(jià)格等某些關(guān)鍵因素還沒確定，但是，生產(chǎn)部門又及時(shí)要貨，雖然，只好先把采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商，等到采購(gòu)價(jià)格確定之后，再審核采購(gòu)單。如此操作的話，系統(tǒng)就會(huì)認(rèn)為這張沒有審核的采購(gòu)訂單還沒有發(fā)個(gè)供應(yīng)商，所以，在采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中就找不到這張采購(gòu)訂單。故在跟實(shí)施顧問講解這份表的使用方法的時(shí)候，筆者特別強(qiáng)調(diào)了這個(gè)實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的問題。其實(shí)，這可以通過采購(gòu)訂單變更單或者其他折中的方法來處理價(jià)格不確定的采購(gòu)問題。

　　二、表之間的關(guān)聯(lián)處理。

　　有時(shí)候，企業(yè)采購(gòu)員不僅需要知道，還有哪些采購(gòu)單沒有收齊貨，同時(shí)，他們也需要知道，已經(jīng)收了部分貨的，是什么時(shí)候收的，進(jìn)貨單號(hào)是多少。若能夠提供這些比較詳細(xì)的信息，這就可以省去采購(gòu)員不少查詢的麻煩。而且，當(dāng)采購(gòu)員覺得這份報(bào)表有錯(cuò)誤的時(shí)候，也可以方便的找到到底是哪張進(jìn)貨單出現(xiàn)了錯(cuò)誤。

　　在設(shè)計(jì)采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨單的時(shí)候，考慮到了這方面的需要，所以，在進(jìn)貨單中利用LEFT關(guān)鍵詞，進(jìn)行了采購(gòu)訂單與進(jìn)貨單之間的關(guān)聯(lián)。如此關(guān)聯(lián)之后，就會(huì)在采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中顯示進(jìn)貨單的信息。

　　不過，不一定所有的企業(yè)都需要這么齊全的信息，所以，具體需要顯示哪些字段，可以在報(bào)表管理器中進(jìn)行自定義，讓報(bào)表只顯示出自己所希望看到的信息。甚至在同一個(gè)系統(tǒng)中，可以按不同用戶的需求，定義自己喜歡的格式。如作為生產(chǎn)用戶，他們可能只需要采購(gòu)單的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息即可，而不需要相關(guān)的進(jìn)貨單信息;而采購(gòu)用戶的話，需要在采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨報(bào)表中顯示進(jìn)貨單的信息。在系統(tǒng)配置中，可以針對(duì)具體的用戶配置相關(guān)的報(bào)表格式。如此，只要哪個(gè)用戶進(jìn)去，就可以看到自己所想要看到的報(bào)表格式。不過，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，就是配置起來要麻煩一點(diǎn)，要針對(duì)不用的用戶進(jìn)行配置。

　　三、排序方式的選擇。

　　產(chǎn)生的報(bào)表中，默認(rèn)按什么方式進(jìn)行排序呢?這也是需要一個(gè)好好考慮的問題，因?yàn)槲覀兿到y(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)，就是讓大部分用戶能夠一拿到這套系統(tǒng)就可以用，或者說，不需要經(jīng)過太過復(fù)雜的配置。為此，我們收集了很多客戶的需要，看看他們比較傾向于怎么排序。最后確定分別按如下信息進(jìn)行排序。

　　第一個(gè)排序字段：供應(yīng)商編號(hào)。當(dāng)某個(gè)采購(gòu)員希望看到自己所負(fù)責(zé)供應(yīng)商的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息的時(shí)候，只需要輸入自己的用戶名稱，就可以找到自己所希望看到的內(nèi)容。但是，這往往有很多供應(yīng)商。為此，采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表若有多個(gè)供應(yīng)商的情況下，則就會(huì)根據(jù)供應(yīng)商編碼進(jìn)行升序排列。注意，這是根據(jù)供應(yīng)商的編碼，而不是根據(jù)供應(yīng)商的名稱。有時(shí)候，這兩者還是有比較大的區(qū)別。

　　第二個(gè)排序字段：預(yù)計(jì)交貨日期。同一個(gè)供應(yīng)商中，也會(huì)有很多條未交貨信息。這些信息該如何排列呢?筆者默認(rèn)情況下，把它設(shè)置為按“預(yù)計(jì)交貨日”升序排列。也就是說，離交貨日越近的采購(gòu)記錄，會(huì)顯示在越上面，這就方便用戶按到期日來進(jìn)行貨物追蹤。

　　但是，這里又遇到了另外一個(gè)問題。有些企業(yè)，在這里喜歡按采購(gòu)訂單進(jìn)行排序。這兩個(gè)排序方法最后顯示的結(jié)果是有差異的，因?yàn)橐粡埐少?gòu)單中可能有多個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目，而他們的交貨期可能有所不同。若簡(jiǎn)單的按預(yù)計(jì)交貨日進(jìn)行能夠排序的話，雖然可以顯示材料的緊急程度，但是，對(duì)于采購(gòu)員來說，反而不容易追蹤。因?yàn)樵趯?shí)際工作中，他們不習(xí)慣說“我什么時(shí)候要交的什么什么貨，什么時(shí)候可以到?”，而是喜歡說“我上次下給你的訂單，什么材料你答應(yīng)的交貨日期是什么時(shí)候，能不能按時(shí)交貨呀?”。這主要是因?yàn)橥还P材料不同的采購(gòu)訂單可能有不同的交期，而且，只跟供應(yīng)商提供材料與交貨日期信息，對(duì)方也很難查詢。而若告訴對(duì)方采購(gòu)訂單與其中的具體項(xiàng)目，則對(duì)方反而可以在最短時(shí)間內(nèi)定位到相關(guān)的信息，然后進(jìn)行反饋。

　　眾口難調(diào)呀，沒辦法，我只好在報(bào)表管理器中添加了“排序自定義”功能。當(dāng)用戶不習(xí)慣把預(yù)計(jì)交貨日期放在第二位進(jìn)行排序的話，則可以選擇自己喜歡的字段，如采購(gòu)訂單號(hào)碼，來作為第二個(gè)排序字段。而且，不同的排序方法也可以根據(jù)不同的用戶來進(jìn)行自定義。

　　四、反應(yīng)檢驗(yàn)的相關(guān)信息。

　　若把檢驗(yàn)流程也考慮進(jìn)去的話，則報(bào)表設(shè)計(jì)就比較麻煩了。如現(xiàn)在供應(yīng)商送來了1000套材料，但是由于檢驗(yàn)的延時(shí)，還沒有及時(shí)入庫(kù)。如此的話，又該如何處理呢?

　　為此，筆者也讓事實(shí)顧問收集了一些客戶的需求，基本上有兩種意見。

　　一種是先入庫(kù)再檢驗(yàn)。也就是說，由于檢驗(yàn)可能需要花比較長(zhǎng)的時(shí)間等原因，他們收到供應(yīng)商的貨物的時(shí)候，倉(cāng)庫(kù)部門只是點(diǎn)收數(shù)量，數(shù)量點(diǎn)收準(zhǔn)確后就直接入庫(kù)了。入庫(kù)之后，再有質(zhì)量部門對(duì)這筆貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。這跟上面的處理方式一樣。

　　第二種是先檢驗(yàn)后入庫(kù)。也就是說，供應(yīng)商送來的貨，需要質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格之后，才能夠入庫(kù)。這中間的話，一般會(huì)有幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間差，一般來說，當(dāng)天的貨當(dāng)天都要檢驗(yàn)完畢。所以，遇到這種情況，若不在采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中反應(yīng)檢驗(yàn)信息的話，可能就說不過去了。因?yàn)榭赡苊魈煲降呢?，供?yīng)商今天早上就送過來了;只是因?yàn)闄z驗(yàn)需要時(shí)間，耽擱了其入庫(kù)的時(shí)間。而采購(gòu)員從采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中，可能就看不到這筆貨的進(jìn)貨信息，就給供應(yīng)商打電話詢問，但是實(shí)際上這筆貨物已經(jīng)到了公司，這就會(huì)鬧笑話了。所以，在采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表最后定稿過程中，還是把檢驗(yàn)的相關(guān)信息加入到了預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中。當(dāng)然，這個(gè)前期，就是要提醒企業(yè)用戶，在做檢驗(yàn)流程的相關(guān)作業(yè)時(shí)，要注意跟采購(gòu)訂單之間的關(guān)聯(lián)。