《初級電算化》基礎(chǔ)知識講義：用友軟件操作(1)

　　第一節(jié) 系統(tǒng)管理

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求掌握啟動系統(tǒng)管理、注冊系統(tǒng)管理的方法、建立賬套的方法、增加操作員和設(shè)置操作員權(quán)限的方法。

　　一、概述

　　系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，具體包括一下幾個方面功能：

　　1.賬套管理。賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。

　　2.年度賬管理。每個賬套中可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)。如北京啟明科技公司賬套中可以包括2007年年度賬、2007年年度賬和2009年年度賬。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。

　　3.操作員及其權(quán)限管理。包括設(shè)定或說設(shè)置系統(tǒng)各模塊的操作員和對這些操作員的操作權(quán)限進(jìn)行分配。體現(xiàn)的內(nèi)部會計控制的原理，不相容的職務(wù)相分離，避免差錯和舞弊。

　　4. 系統(tǒng)管理流程。啟動系統(tǒng)管理→注冊系統(tǒng)管理→設(shè)置操作員→建立賬套→設(shè)置操作員權(quán)限

　　二、啟動和注冊系統(tǒng)管理

　　(一) 啟動系統(tǒng)管理

　　啟動系統(tǒng)管理可以單擊桌面上的“系統(tǒng)管理”圖標(biāo) ，也可以從“開始→所有程序→用友通→Tong2005→系統(tǒng)管理”命令啟動系統(tǒng)管理程序。

　　(二)注冊系統(tǒng)管理

　　1.系統(tǒng)允許以兩種身份進(jìn)入系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理員(Admin)和賬套主管。

　　2.系統(tǒng)管理員(Admin)負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

　　3.賬套主管僅負(fù)責(zé)所負(fù)責(zé)賬套的維護(hù)工作。主要包括對所負(fù)責(zé)賬套進(jìn)行修改、對賬套內(nèi)年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。

　　3.賬套主管僅負(fù)責(zé)所負(fù)責(zé)賬套的維護(hù)工作。主要包括對所負(fù)責(zé)賬套進(jìn)行修改、對賬套內(nèi)年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。

　　【例題5-1】判斷題：系統(tǒng)管理員(Admin)不能對賬套進(jìn)行修改，但可以建立賬套。( )

　　正確答案：√

　　解析：系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

　　【例題5-2】判斷題：系統(tǒng)管理員(Admin)可以設(shè)置和修改所有操作員的權(quán)限，賬套主管僅對所設(shè)置所負(fù)責(zé)賬套操作員權(quán)限。

　　正確答案：√

　　解析：系統(tǒng)管理員(Admin)進(jìn)入系統(tǒng)管理后，可以設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限;賬套主管僅對所負(fù)責(zé)賬套進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置該賬套操作員的操作權(quán)限。

　　【例題5-3】多選題：用友財務(wù)軟件允許以( )身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理。

　　A.Admin B.財務(wù)主管 C.賬套主管 D.財務(wù)總監(jiān)

　　正確答案：AC

　　解析：系統(tǒng)允許以系統(tǒng)管理員(Admin)和賬套主管兩種身份進(jìn)入系統(tǒng)管理。

　　【例題5-4】多選題：下列屬于系統(tǒng)管理員的操作權(quán)限是( )。

　　A.建立賬套 B.分配操作員權(quán)限 C.設(shè)置賬套主管 D.年度賬結(jié)轉(zhuǎn)

　　正確答案：ABC

　　解析：年度賬結(jié)轉(zhuǎn)屬于賬套主管的權(quán)限。

　　(三)設(shè)置操作員

　　設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。

　　1.增加操作員。增加操作員時，必須指定操作員編號、姓名、定義并確認(rèn)操作員口令。

　　(1)操作員編號(ID)：用來標(biāo)識所設(shè)置的操作員，操作員編號必須是唯一的，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù);

　　(2)操作員全名：即操作員姓名，是操作員登錄各系統(tǒng)時的用戶名，內(nèi)容不能為空;

　　(3)部門：即操作員所屬部門，部門內(nèi)容可以不填;

　　(4)口令：即操作員登錄系統(tǒng)時使用的口令。

　　操作路徑：權(quán)限→操作員

　　操作提示：所設(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除。

　　2.修改或刪除操作員。設(shè)置的操作員一旦登錄過系統(tǒng)，便不能被修改或刪除，所以“修改”或“刪除”只能對未啟用的操作員進(jìn)行，另外還可以設(shè)置操作員處于“有效”(啟用)或“注銷”(無效)狀態(tài)。

　　【例題5-5】單選題：以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理時，不能進(jìn)行的操作是( )。

　　A.建立賬套 B.修改賬套

　　C.年度賬清空 D.年度賬引入

　　正確答案：A

　　解析：賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。建立賬套是系統(tǒng)管理員的權(quán)限。

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　　三、建立賬套

　　賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。賬套建立、賬套引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，而賬套的修改只能由賬套主管進(jìn)行。

　　建立賬套，就是指使用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首先應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后軟件通過這些基礎(chǔ)參數(shù)自動建立一套賬。

　　首次使用系統(tǒng)時，應(yīng)先進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要是進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。

　　(一)設(shè)置賬套信息

　　1.賬套號：用來輸入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。如“666”

　　2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。如“北京啟明科技公司”

　　3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。如“C:\Tong2005\Admin”

　　4.啟用會計期：新設(shè)置賬套被啟用的時間。

　　5.會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。

　　(二)設(shè)置單位信息

　　單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。如：單位名稱：北京啟明科技公司;單位簡稱：啟明科技。

　　(三)確定核算類型

　　用于記錄本單位的基本核算信息，包括：

　　1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。如：RMB

　　2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。如：人民幣

　　3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。(參考前面設(shè)置操作員)

　　4.企業(yè)類型：系統(tǒng)提供了工業(yè)和商業(yè)兩種類型，必須選擇輸入。

　　5.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目，必須選擇輸入。

　　6.是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級科目，則選中該項。

　　(四)確定基礎(chǔ)信息

　　如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，通常對它們進(jìn)行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存子系統(tǒng)時再進(jìn)行設(shè)置。

　　客戶是否分類：否

　　供應(yīng)商是否分類：否

　　存貨是否分類：否

　　有無外幣核算：有

　　(五)確定編碼方案

　　編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。

　　(六)設(shè)置數(shù)據(jù)精度

　　數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。

　　(七)系統(tǒng)啟用

　　在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。

　　【例題5-6】判斷題：賬套號是區(qū)別不同賬套的唯一標(biāo)識。( )

　　正確答案：√

　　解析：賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。

　　【例題5-7】多選題：建立賬套時需設(shè)置的信息包括( )。

　　A.設(shè)置賬套信息 B.設(shè)置憑證類別 C.設(shè)置啟用日期 D.輸入期初余額

　　正確答案：AC

　　解析：BD選項在系統(tǒng)初始化時設(shè)置。

　　四、設(shè)置操作員權(quán)限

　　操作員權(quán)限設(shè)置功能是對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

　　1.操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。

　　2.系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置

　　3.賬套主管只可以對所轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。

　　4.一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。

　　5.系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除，所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，就不能修改或刪除。

　　【例題5-8】判斷題：賬套主管可以對所有賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。( )

　　答案：×

　　解析：系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。注意兩者的區(qū)別。