秘書二級輔導(dǎo)：檔案整理工作操作要點(1)

　　1) 整理單位的確定

　　“件”即歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。文件正本與不同稿本為一件，正文與附件為一件，正文與文件處理單等為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，來文與復(fù)文(如請示與批復(fù)、函與復(fù)函、通知與報告等)為一件。

　　2) 文件的修整轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 修裱破損文件。

　　修裱是指使用黏合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。其中，修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補缺或托補;托裱則是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。

　　(2) 復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。

　　檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴散等而變得模糊不清時，就會影響檔案的利用。決定檔案字跡耐久性的因素包括字跡色素和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印臺油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。

　　對字跡模糊或易褪變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進行復(fù)制。為減少復(fù)印件粘連

　　的機率，復(fù)印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

　　(3) 超大紙張折疊。

　　由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設(shè)計的，為方便將來文件裝盒，就需要對超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁數(shù)較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

　　(4) 去除易銹蝕的金屬物。

　　文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理歸檔時，需去除這些易銹蝕的金屬物，以避免對檔案潛在的危害。

　　3) 文件的裝訂轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　文件按件裝訂。要將文件按件構(gòu)成基本整理單位，進行文件材料的排序，逐件固定文件的頁次，保護文件，方便保管和利用。“件”內(nèi)的各頁應(yīng)按一定方式對齊，以便于翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。

　　裝訂方式應(yīng)能較好地維護文件的原始面貌;裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求，應(yīng)成本低廉，簡便易用。目前，常用的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝外，還包括黏結(jié)式，如裱糊糨糊、熱封膠;穿孔式，如釘書釘、鐵夾背;變形材料，如鋼夾、塑料夾;等等。

　　4) 文件的分類

　　(1) 年度分類法。

　　當一份文件有多個時間特征(包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等)時，一般以文件簽發(fā)日期(即落款日期)判斷文件所屬年度。例如，2005年形成的《2006~2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2005年度。

　　當文件資料是跨年度形成時，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)年度。例如，跨兩個年度的會議形成的文件材料統(tǒng)一在閉幕年整理歸檔的，分類時這些文件材料都歸入閉幕年。

　　當幾份文件作為一件時，“件”的日期應(yīng)以裝訂時排在前面的文件日期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準;正文與附件為一件，以正文為準;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準;來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準。

　　當立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行時，如教學年度等，采用年度分類法時，對這部分工作中形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進行分類。例如，學校以學年為單位進行工作，形成的文件應(yīng)按教學年度分類，其他文件仍按一般年度分類。

　　(2) 機構(gòu)分類法。

　　一般來說，有一個機構(gòu)就設(shè)置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機關(guān)

　　機構(gòu)序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、綜合性機構(gòu)排在最前面，再依次排列業(yè)務(wù)各部門。例如，先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處(室)、后勤部門等。

　　采用機構(gòu)分類法原則上以哪個機構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構(gòu)的類中。有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定。有主辦者的一般歸入主辦機構(gòu);以機關(guān)名義發(fā)出的文件，則歸入有關(guān)機構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機關(guān)或辦公廳(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負責起草文件的機構(gòu)類中，否則，歸入負責發(fā)文的綜合機構(gòu)內(nèi)。

　　(3) 問題分類法。

　　在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位大多參照本單位內(nèi)部組織機構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別，例如，將黨委、工會、共青團等機構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，后勤行政部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等。

　　(4) 保管期限分類法。

　　保管期限分為永久、長期和短期3類。

　　(5) 常用的復(fù)式分類法及分類方案。

　　企業(yè)整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進行，機構(gòu)(問題)作為選擇項。

　　① 年度―機構(gòu)―保管期限分類法。

　　即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構(gòu)分類，再在組織機構(gòu)下面按保管期限分類。采用此種分類方法，在庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)先留空，也避免了倒架，庫房管理非常方便;同時，可將一個年度同一機構(gòu)形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，更便于實體查閱。此方法適用于現(xiàn)行機關(guān)文件整理歸檔工作，特別是推行部門整理歸檔的機關(guān)單位。

　　分類方案舉例如下。

　　2005年： 辦公室……永久、長期、短期

　　研發(fā)部……永久、長期、短期

　　銷售部……永久、長期、短期

　　……

　　2006年： 辦公室……永久、長期、短期

　　研發(fā)部……永久、長期、短期

　　銷售部……永久、長期、短期

　　……

　　2007年： ……

　?、?保管期限―年度―機構(gòu)分類法。

　　即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)分類，這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。采用此種分類方

　　法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，更便于檔案移交檔案進館。但每個期限應(yīng)預(yù)留空架，以備以后各年檔案陸續(xù)上架，否則需要每年倒架。此方法適用于現(xiàn)行機關(guān)文件整理歸檔工作。

　　分類方案舉例如下。

　　永久：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

　　長期：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

　　短期：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

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