秘書(三級)考前復(fù)習(xí)重點：第一章第一節(jié)會前籌備

　　一 、會議方案的擬訂

　　(一)會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內(nèi)容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:(1)確定會議的主題與議題。(2)確定會議的名稱。(3)確定會議和議程。(4)確定會議的時間性和地點。(5)確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要(6)確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。(7)確定會議與會代表的組成。(8)確定會議經(jīng)費預(yù)算。(9)確定會議住宿和餐飲安排。(10)確定會議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

　　2.會議籌備方案的作用:(1)確保會議的周密組織(2)確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;(3)確保會議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

　　3.電話會議及視頻會議轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1)電話會議交流信息的特點

　　1)電話會議:①方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流;缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

　　③為了提高電話會議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式(如傳真、電子郵件)。

　　2)電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開會信息;2認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料;3合理安排會場信息傳輸設(shè)備;4按時接通電話;5互相能報出席情況;6做好會議記錄。

　　(2)視頻會議

　　1)視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。

　　2)視頻會議信息工作的要求

　　由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實實做好會務(wù)工作。具體要求有：1 發(fā)出開會信息;2分發(fā)文件信息資料;3布置會場;4置與檢查會場信息傳輸設(shè)備;5做好會議準(zhǔn)備;6采用行集中后分散的形式;7匯總情況信息。

　　4.遠(yuǎn)程會議籌備方案的優(yōu)點:遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。

　　5.會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

　　會務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：(1)要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。(2)會務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。(3)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

　　(二)會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

　　二、會務(wù)籌備概述

　　(一)會務(wù)籌備概述

　　1.會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:(1)會議準(zhǔn)備是否充分;(2)會議期間能否排除各種干擾;(3)環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備(4)文件材料的準(zhǔn)備情況;(5)會場布置情況的檢查;(6)會議保衛(wèi)工作的檢查;(7)檢查的其他內(nèi)容

　　2.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會議工作人員匯報。第一，書面形式;第二，口頭形式;第三，協(xié)調(diào)會形式。

　　3.會務(wù)籌備情況的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：(1)聽取會議籌備人員的匯報;(2)會前現(xiàn)場的檢查

　　(二)會務(wù)籌備的程序

　　1.開會檢查的程序:如對會議的準(zhǔn)備情況以匯報會的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括：

　　(1)會議籌備機(jī)構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結(jié)果以書面報告的形式上報領(lǐng)導(dǎo)小(2)會議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知。(3)召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報，并會上現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)和問題。(4)匯報會后要以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實。

　　2.現(xiàn)場檢查的程序:(1)先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門.2)將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。(3)按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項目都要有明確的記錄。(4)對未達(dá)到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正。

　　三、審核會議文件夾概述:

　　1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內(nèi)容:(1)審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性(2)會議文件的具體內(nèi)容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。

　　(二)會議文件審核的工作步驟:(1)由起草文件的秘書就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會議文件在初始期就能嚴(yán)格把關(guān)。(2)由主管乞討書進(jìn)行會議文件夾初審。(3)如會議文件夾的內(nèi)容涉及的部門較多，要進(jìn)行必要的會審。(4)在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

　　四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議的有關(guān)事宜

　　(一)與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議概述

　　1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則有：(1)時間生原則;(2)及時原則;(3)全面原則。

　　2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法:(1)定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告;(2)由會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況;(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報工作。

　　3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī):第一，會議籌備階段;第二，會中階段;第三，會后階段。

　　(二)與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的工作程序轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會議的目標(biāo);(2)明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進(jìn)展，同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領(lǐng)導(dǎo)。

　　五、擬訂會議的應(yīng)急方案概述

　　1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題;(2)出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員

　　2.會議應(yīng)急方案的作用:(1)會議應(yīng)急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時，能夠有回旋余地。

　　3.會議應(yīng)急方案特點:1.有的放矢;2.預(yù)防為主;3.留有余地。

　　4.會議應(yīng)急方案實施的原則:1思想上充分重視;2在人、財、物方面要措施到位;3在實施的過程中要堅持定期檢查。

　　5.處理會議突發(fā)事件的方法:1處理人員問題;2處理場地問題;3處理設(shè)備問題;4處理資料問題5處理健康與安全問題;6處理行為問題。

　　(二)會議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測情況 準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案 討論會議緊急情況 確定會議應(yīng)急方案。