秘書(shū)資格考試復(fù)習(xí)筆記五級(jí)秘書(shū)部分第二章2

 　　第二節(jié) 日常辦公室事務(wù)

　　一、收發(fā)(郵件)工作的程序。

　　二、發(fā)文(郵件)工作的程序。

　　三、常用的郵件的類(lèi)型。

　　四、處理電話(huà)留言的一般原則

　　1、簡(jiǎn)潔

　　2、完整轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　3、準(zhǔn)確

　　4、及時(shí)送達(dá)留言

　　五、接電話(huà)的方法

　　1、“響鈴不過(guò)三”;2、接電話(huà)的問(wèn)候語(yǔ);3、如果來(lái)電要找的人不在或因開(kāi)會(huì)不能來(lái)接電話(huà)，秘書(shū)可有三種選擇;4、記錄并引用對(duì)方的名字;5、接電話(huà)的語(yǔ)調(diào);6、排除干擾;7、做好電話(huà)記錄。

　　六、注意事項(xiàng)

　　1、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應(yīng)使情緒調(diào)整穩(wěn)定后用愉快的聲調(diào)交談;2、接聽(tīng)電話(huà)不可聲音過(guò)大、離話(huà)筒太近會(huì)產(chǎn)生過(guò)重氣流聲;3、與工作無(wú)關(guān)的來(lái)電應(yīng)盡快結(jié)束通話(huà)，或告知對(duì)方另約時(shí)間通電話(huà);4、正與客人交談時(shí)接來(lái)電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話(huà);5、接聽(tīng)客戶(hù)的投訴和抱怨電話(huà)切忌不可爭(zhēng)辨和隨意承諾，而應(yīng)先致歉意然后通過(guò)相關(guān)手續(xù)解決問(wèn)題;6、如果此時(shí)不便談話(huà)，應(yīng)直言相告，表示稍候再回電話(huà)，并說(shuō)明回電話(huà)的準(zhǔn)確時(shí)間，決不可失言;7、切忌不可看人行事，只憑對(duì)方的身份和地位而決定接或者不接，這是很不恰當(dāng)?shù)男袨椤?/p>