09年《初級(jí)會(huì)計(jì)電算化》的基本要求講義(9)

更新時(shí)間：2009-10-19 15:27:29 來源：|0

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　　三、記賬憑證的生成與管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：

　　1、將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2、手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。

　　四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

　　1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。

　　2、一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。

　　3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對(duì)照表”替代。

　　4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。

　　5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

　　6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。

　　7、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都要整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的可在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿移交檔案部門。

　　8、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原則上不得外借。

　　9、各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須實(shí)行科學(xué)管理。

　　五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管

　　1、對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

　　2、采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期檢查，定期復(fù)制。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度

　　4、各種會(huì)計(jì)資料，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。

　　5、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料還要注意防病毒。

　　6、大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

　　7、存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。

　　8、對(duì)存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上是否有相關(guān)人員的簽名或蓋章。

　　9、對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的人員，應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。

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