會計從業(yè)：第十章會計檔案
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第十章
本章內(nèi)容簡介：
本章介紹的是會計檔案的相關知識，主要包括五部分內(nèi)容：
�。�1）會計檔案的概念和內(nèi)容；（2）會計檔案的歸檔；（3）會計檔案的保管期限；（4）會計檔案的查閱和復制；（5）會計檔案的銷毀。
本章分值及題型：
本章內(nèi)容非常少，分值也不多，大約在3分左右。主要題型是選擇題和判斷題，也可能涉及簡答題。
本章重點：（1）會計檔案的保管期限；（2）會計檔案的銷毀。
一、會計檔案的概念和內(nèi)容
�。ㄒ唬└拍睿簳嫏n案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
�。ǘ﹥�(nèi)容：會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中，會計憑證包括記賬憑證、原始憑證、匯總憑證等；會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿等；財務會計報告包括會計報表、附表、附注及文字說明（財務情況說明書）等；其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案的歸檔
主要掌握下列內(nèi)容：
1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管一年；期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內(nèi)部指定專人保管。
2.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同原財務會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
三、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天（1月1日）算起，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。具體情況參見教材171頁。
會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
1.需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）。
2.保管期限為25年的會計檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款）；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結算憑證；會計移交清冊。
4.保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫、退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。
5.保管期限為5年的會計檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單；財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。
6.保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務報告；財政總預算會計旬報。
四、會計檔案的查閱和復制
主要掌握下列內(nèi)容：
�。ㄒ唬└鲉挝槐４娴臅嫏n案不得借出；
�。ǘ┤缬刑厥庑枰�，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)；
�。ㄈ┎殚喓蛷椭茣嫏n案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
五、會計檔案的銷毀
主要掌握下列內(nèi)容：
（一）銷毀會計檔案時，應由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷；
�。ǘ╀N毀后，監(jiān)銷人應當在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人；
�。ㄈ⿲τ诒９芷跐M但未結清的債權債務原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽查立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止；
�。ㄋ模┱陧椖拷ㄔO期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
課堂練習題
1.下列屬于會計檔案的內(nèi)容的是（�。�
A.原始憑證
B.總分類賬
C.財務情況說明書
D.會計檔案保管清冊
答案：ABCD
解析：會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中，選項A屬于會計憑證，選項B屬于會計賬簿；選項C屬于財務會計報告的一部分；其他會計資料包括選項D。
2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管五年。（�。�
答案：×
解析：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管一年。
3.下列說法正確的是（ ）。
A.會計檔案銷毀清冊需要保管15年
B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表需要保管5年
C.固定資產(chǎn)卡片賬應保管15年
D.現(xiàn)金日記賬需要保管15年
答案：B
解析：選項A應該永久保存；選項C應該在固定資產(chǎn)報廢清理后應繼續(xù)保存5年，選項D需要保管25年。
4.各單位保存的會計檔案原則上不得借出，但如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以借出。（�。�
答案：×
解析：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。
5.對于保管期滿的會計檔案可以直接銷毀。（�。�
答案：×
解析：對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽查立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。
本章內(nèi)容總結
本章介紹的是會計檔案的相關知識，主要包括五部分內(nèi)容：
�。�1）會計檔案的概念和內(nèi)容；（2）會計檔案的歸檔；（3）會計檔案的保管期限；（4）會計檔案的查閱和復制；（5）會計檔案的銷毀。
會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管一年；期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內(nèi)部指定專人保管。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。各單位保存的會計檔案不得借出；如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
銷毀會計檔案時，應由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷；銷毀后，監(jiān)銷人應當在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽查立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。
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