09年公務(wù)員考試面試重點(diǎn)題型之文件筐測(cè)驗(yàn)

　　一、文件筐測(cè)驗(yàn)的概念與特點(diǎn)

　　(一)文件筐測(cè)驗(yàn)的概念

　　所謂文件筐測(cè)驗(yàn)，也稱公文處理測(cè)驗(yàn)，屬于情景模擬面試方法的一種，是評(píng)價(jià)候選人能否勝任特定管理崗位的常用情境模擬技術(shù)之一。公務(wù)員面試文件筐測(cè)驗(yàn)手段最初來(lái)自于企業(yè)選拔領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)常用的方法，目前廣泛應(yīng)用于領(lǐng)導(dǎo)行為、培訓(xùn)、工作滿意度、績(jī)效評(píng)估、組織公民行為、組織信息加工、決策、壓力管理、組織氣氛等諸多領(lǐng)域的研究。

　　公務(wù)員面試的主要目的是要考核考生的基本素質(zhì)是否與公務(wù)員崗位要求相匹配，尤其要考核考生處理公文的能力。由于申論目前采用提出問(wèn)題、分析問(wèn)題與解決問(wèn)題的模式，在一定程度上不能充分地考核考生處理公文的能力。而文件筐測(cè)驗(yàn)方法則恰恰是針對(duì)這一缺陷而設(shè)計(jì)的面試方法。

　　在公務(wù)員面試中，文件筐測(cè)驗(yàn)往往用于在限定角色、限定時(shí)間、限定背景、限定條件的前提下，通過(guò)要求考生處理諸如記錄、報(bào)告、請(qǐng)示、聲明、通知、總結(jié)、函電函件、備忘錄、待審批簽發(fā)的文件、統(tǒng)計(jì)資料和報(bào)表等日常公務(wù)來(lái)考察被試者的計(jì)劃、組織、預(yù)測(cè)、決策和溝通等能力。一般只給日歷、背景介紹、測(cè)驗(yàn)提示和紙筆，考生在沒(méi)有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，做出決定，以及安排會(huì)議。評(píng)分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對(duì)其問(wèn)題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過(guò)程予以評(píng)分。

　　(二)文件筐測(cè)驗(yàn)的特點(diǎn)

　　文件筐測(cè)驗(yàn)把被試者置于模擬的工作情境中去完成一系列的工作，與通常的紙筆測(cè)驗(yàn)相比，較能反映被試者的真實(shí)能力水平。與結(jié)構(gòu)化面試、無(wú)領(lǐng)導(dǎo)小組討論等其他測(cè)評(píng)技術(shù)相比，它提供給被試者的背景信息和測(cè)驗(yàn)材料以及被試的作答都是以書面形式完成的，一方面考慮到被試者在日常工作中接觸和處理大量文件的需要，另一方面也為每一位被試者提供了工作的前提條件和機(jī)會(huì)相等的情境。文件筐測(cè)驗(yàn)可以同時(shí)對(duì)大批量的被試者進(jìn)行測(cè)試，這也是其他情境測(cè)驗(yàn)方式所無(wú)法比擬的。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)是評(píng)價(jià)擔(dān)任特定職務(wù)的管理人員在典型職業(yè)環(huán)境中獲取、研究有關(guān)資料、得體處理各類信息、準(zhǔn)確做出管理決策、有效開(kāi)展指揮、協(xié)調(diào)和控制工作能力及其現(xiàn)場(chǎng)行為表現(xiàn)的綜合性測(cè)驗(yàn)。文件筐測(cè)驗(yàn)作為評(píng)價(jià)技術(shù)手段體系的一個(gè)重要組成部分，一直被認(rèn)為是選拔領(lǐng)域有效的甄選工具之一。與其他面試方法相比，文件筐測(cè)驗(yàn)具有全面性、針對(duì)性、準(zhǔn)確性、公平性、復(fù)雜性、難以把握等特點(diǎn)。

　　1.全面性

　　文件筐測(cè)驗(yàn)要求考生在限定條件下，迅速準(zhǔn)確地處理一系列公文，這就要求考生必須全面調(diào)動(dòng)自己的知識(shí)儲(chǔ)備與經(jīng)驗(yàn)積累，不僅僅是要保證公文格式的完整準(zhǔn)確，而且還必須能夠?qū)μ囟ㄎ募婕暗谋尘爸R(shí)(如業(yè)務(wù)知識(shí))、操作經(jīng)驗(yàn)以及其他能力要素有全面的把握。也就是說(shuō)，考生在考場(chǎng)強(qiáng)刺激環(huán)境下，必須能夠迅速調(diào)用自己與待處理文件有關(guān)的一切要素，才能夠取得優(yōu)秀的成績(jī)。而且公文筐測(cè)驗(yàn)是一套公文的組合，可以同時(shí)從多個(gè)維度上評(píng)定一個(gè)人的管理能力，這些能力是知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和智力相互作用和整合的結(jié)果，具有綜合性。

　　2.針對(duì)性

　　結(jié)構(gòu)化面試和無(wú)領(lǐng)導(dǎo)小組討論往往存在一個(gè)共同的缺陷，即考試題目常常陷入過(guò)于抽象、過(guò)于籠統(tǒng)、過(guò)于概括的境地，這種籠統(tǒng)性使公務(wù)員面試的針對(duì)性在一定程度上有所弱化。從而導(dǎo)致考試本身的信度與效度也隨之下降，不利于選拔符合職位崗位要求的最佳人選。而文件筐測(cè)驗(yàn)則不同，題目一般都會(huì)具有很強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性，針對(duì)某一個(gè)或某幾個(gè)特定的公務(wù)，這些公務(wù)都是考生在進(jìn)入工作崗位之后常常要處理、要面對(duì)的公務(wù)?？忌诳紙?chǎng)上的表現(xiàn)，在一定程度上能夠反映出考生在進(jìn)入工作崗位之后的表現(xiàn)。

　　3.準(zhǔn)確性

　　文件筐測(cè)驗(yàn)最大的優(yōu)點(diǎn)在于其具有較高的表面效度，它模擬的是真實(shí)工作情境，測(cè)驗(yàn)材料是實(shí)際工作的樣本。作為一種情境模擬技術(shù)，文件筐中有的公文材料采用手寫體，有的函件采用報(bào)考單位的信箋書寫，這使其具有較好的模擬效果，比傳統(tǒng)的認(rèn)知測(cè)驗(yàn)和人格測(cè)驗(yàn)更能吸引被試者投入測(cè)試，也有利于考官根據(jù)考生的處理態(tài)度、處理方式、處理結(jié)果來(lái)直觀而準(zhǔn)確地判斷考生潛在的素質(zhì)是否能夠與職位崗位要求形成最佳匹配。文件筐測(cè)驗(yàn)高度仿真和接近管理實(shí)戰(zhàn)，非常有利于激發(fā)被測(cè)評(píng)者的積極性和創(chuàng)造性，對(duì)于在很短的時(shí)間內(nèi)全面、準(zhǔn)確掌握管理者的能力、潛能以及個(gè)性心理特征的某些關(guān)鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實(shí)戰(zhàn)演習(xí)”。兩小時(shí)左右的文件筐測(cè)驗(yàn)對(duì)被測(cè)評(píng)者自身綜合素質(zhì)狀況、工作經(jīng)驗(yàn)積累、專業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)的系統(tǒng)整合與嫻熟應(yīng)用的考察效果為其他許多人事測(cè)驗(yàn)所望塵莫及。據(jù)統(tǒng)計(jì)，歐美發(fā)達(dá)國(guó)家和日本在選拔、評(píng)價(jià)管理人員時(shí)最常用的技術(shù)就是評(píng)價(jià)中心，而評(píng)價(jià)中心中文件筐測(cè)驗(yàn)的使用頻率高達(dá)95%。文件筐測(cè)驗(yàn)效度和信度極高(信度相關(guān)系數(shù)為0.92)。研究表明文件筐測(cè)驗(yàn)具有良好的內(nèi)容效度。雖然文件筐在測(cè)驗(yàn)過(guò)程中采用的是靜態(tài)的考察方式，但是其材料包羅萬(wàn)象，范圍廣泛，任何靜態(tài)的測(cè)評(píng)要素，比如背景知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、操作經(jīng)驗(yàn)以及能力傾向等都可以隱含于文件之中，通過(guò)文件處理這種形式對(duì)被試者的潛在能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行考察。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)中的成績(jī)與實(shí)際工作中的表現(xiàn)有很大的相關(guān)，對(duì)被試者未來(lái)工作績(jī)效有很好的預(yù)測(cè)能力，即該測(cè)驗(yàn)具有良好的預(yù)測(cè)效度。因此，只要被試者能夠妥善處理文件筐中的各類文件，評(píng)價(jià)者就有理由認(rèn)為被試者在一定程度上具備了勝任新職位所需要的素質(zhì)。西方有研究者觀察了51人的工作實(shí)際績(jī)效后發(fā)現(xiàn)，工作績(jī)效與文件筐測(cè)驗(yàn)之間的相關(guān)度高達(dá)0.42;還有人發(fā)現(xiàn)文件筐測(cè)驗(yàn)的績(jī)效與日后三年內(nèi)的晉升之間的相關(guān)度為0.32。

　　4.公平性

　　文件筐測(cè)評(píng)的技術(shù)手段，與其他面試手段不同，它常常采用團(tuán)體測(cè)評(píng)的方式。所有考生同時(shí)對(duì)一個(gè)文件筐進(jìn)行處理。由于這種處理一般都是以書面形式完成的，因此基本上可以排除相互之間的影響和干擾，也排除了結(jié)構(gòu)化面試入場(chǎng)次序不同所導(dǎo)致的不公平現(xiàn)象(比較典型的是：結(jié)構(gòu)化面試中，最后一個(gè)入場(chǎng)接受測(cè)評(píng)的考生，在表現(xiàn)相同的情況下，成績(jī)往往會(huì)比先入場(chǎng)的考生要低，這與考官的心理變化有關(guān))。與結(jié)構(gòu)化面試考官獨(dú)立打分不同，文件筐常常由考官組進(jìn)行討論之后，才對(duì)考生的表現(xiàn)做出綜合評(píng)價(jià)，這有助于提高公文處理的信度。

　　5.復(fù)雜性

　　文件筐測(cè)驗(yàn)的復(fù)雜性體現(xiàn)在老師命題、培訓(xùn)考官、考生答題、考官評(píng)分整個(gè)面試過(guò)程。老師在命題的過(guò)程中，必須考慮到考生所報(bào)考職位的特點(diǎn)與要求，考慮到題目所涉及的公務(wù)在日常工作中的代表性與全面性，還要盡可能降低外在因素對(duì)準(zhǔn)確判斷考生潛質(zhì)的消極影響，很大的題量、很長(zhǎng)的考試時(shí)間，對(duì)考官自身的素質(zhì)提出了較高的要求，采用文件筐測(cè)驗(yàn)，會(huì)使得面試時(shí)間成倍地增加，也使得面試的成本大大增加，這無(wú)疑也加大了面試的難度。

　　6.評(píng)分的困難性

　　由于文件筐測(cè)評(píng)具有很強(qiáng)的針對(duì)性，因此就不僅僅對(duì)考生的素質(zhì)提出了更高的要求，對(duì)考官評(píng)分的要求也大大提高。在我國(guó)公務(wù)員面試中，考官組成的規(guī)則決定了同一個(gè)考官要對(duì)大量報(bào)考不同部門不同職位的考生進(jìn)行面試與測(cè)評(píng)。而不同部門、不同職位所面臨的日常公文又具有一定的區(qū)別，考官很難對(duì)所有部門與職位的日常工作都相當(dāng)了解，加之個(gè)人素質(zhì)、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、工作理念的差異，使得文件筐測(cè)評(píng)從工作分析、能力分析到選擇材料、題目成型，都存在著較大的困難。

　　一份文件的處理，除了個(gè)人素質(zhì)的原因外，機(jī)構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。顯然政府機(jī)關(guān)與公司企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)對(duì)有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國(guó)從事實(shí)際工作的人們往往缺乏對(duì)招聘單位管理或經(jīng)營(yíng)狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質(zhì)，專業(yè)人員與實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。因此，評(píng)分不容易把握。

　　二、文件筐測(cè)驗(yàn)的題目編制

　　文件筐測(cè)驗(yàn)的題目編制與結(jié)構(gòu)化面試大同小異，除了共性之外，其題目編制還有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　(一)工作分析

　　工作分析是文件筐測(cè)驗(yàn)題目編制的第一步，也是文件筐測(cè)驗(yàn)題目編制的根本指針。命題人需要根據(jù)招考職位說(shuō)明書，對(duì)各個(gè)與文件筐測(cè)驗(yàn)相關(guān)職位工作的特點(diǎn)、必備的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、能力進(jìn)行充分的調(diào)研了解，以便題目的編制能夠充分體現(xiàn)出招考職位的素質(zhì)要求。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場(chǎng)觀察或問(wèn)卷。通過(guò)工作分析，命題人基本上可以確定文件筐測(cè)驗(yàn)需要測(cè)評(píng)哪些要素，各個(gè)要素能夠得到測(cè)評(píng)的程度以及所占權(quán)重。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)一般可以考查以下要素：

　　1.書面表達(dá)及其理解;

　　2.統(tǒng)籌計(jì)劃能力;

　　3.組織協(xié)調(diào)能力;

　　4.洞察問(wèn)題和判斷、決策能力;

　　5.任用授權(quán)能力;

　　6.指導(dǎo)控制能力;

　　7.崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識(shí)。

　　(二)文件設(shè)計(jì)

　　在進(jìn)行了充分的職位調(diào)研，確定需要測(cè)評(píng)的要素及所占權(quán)重之后，命題人就需要進(jìn)行文件設(shè)計(jì)的工作。文件設(shè)計(jì)工作的第一步，是選擇文件種類，例如報(bào)表、備忘錄、批示、請(qǐng)示、信函、通知、報(bào)告等。一般情況下，命題人可以選擇其中的一個(gè)文件種類，如統(tǒng)計(jì)報(bào)告，也可以選擇幾個(gè)文件種類進(jìn)行組合式命題。文件設(shè)計(jì)工作的第二步，是確定每個(gè)文件的具體內(nèi)容，如文件假定的背景(包括考生的身份設(shè)定、考生所處場(chǎng)景)，文件的具體要求、具體格式，工作的具體內(nèi)容。如果文件數(shù)量較多，則時(shí)間以2～3小時(shí)為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對(duì)上與對(duì)下，對(duì)內(nèi)與對(duì)外等)應(yīng)有所區(qū)別，特別要注意各個(gè)文件測(cè)評(píng)要素的設(shè)計(jì)。一個(gè)文件不同的處理常?？梢泽w現(xiàn)不同的要求，對(duì)文件的處理方式要有所控制，確定好計(jì)分規(guī)則或計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)，要求測(cè)評(píng)要素與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)做到一一對(duì)應(yīng)，須盡量避免一個(gè)測(cè)評(píng)要素對(duì)應(yīng)兩個(gè)及兩個(gè)以上評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，或者測(cè)評(píng)要素與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法對(duì)應(yīng)的現(xiàn)象。

　　整個(gè)文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要特別注意兩點(diǎn)：

　　一是測(cè)驗(yàn)材料難度的把握。目前國(guó)內(nèi)對(duì)各個(gè)職位應(yīng)具備何種程度的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準(zhǔn)，材料過(guò)易或者過(guò)難，都容易導(dǎo)致考試成績(jī)?nèi)狈茖W(xué)的區(qū)分度，不利于選拔最優(yōu)秀的人才。

　　二是要注意材料真實(shí)性程度的把握。完全杜撰的材料，考生可以根據(jù)一般知識(shí)推理，處理的結(jié)果沒(méi)有針對(duì)性，看不出考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)和適應(yīng)才能勝任工作。完全真實(shí)的材料，過(guò)于偏重經(jīng)驗(yàn)的考查，忽視潛能的考查，最后選拔到的人無(wú)疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來(lái)人才、給單位輸入新鮮血液的本來(lái)目的。同時(shí)完全真實(shí)的材料，使招聘考試本身對(duì)單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平，內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過(guò)是走形式”的印象，這對(duì)真正想引進(jìn)外部人才的單位尤其不利。

　　三、文件筐測(cè)驗(yàn)的實(shí)施

　　文件筐測(cè)驗(yàn)可以單獨(dú)測(cè)試，但為了節(jié)約時(shí)間和成本，也可以集體施測(cè)，實(shí)施過(guò)程分準(zhǔn)備、測(cè)試和評(píng)分三個(gè)步驟。

　　1.準(zhǔn)備

　　主要指測(cè)驗(yàn)材料和測(cè)試場(chǎng)所的準(zhǔn)備。給每個(gè)考生的測(cè)驗(yàn)材料，事前要編上序號(hào)，答卷紙也要有相應(yīng)序號(hào)，實(shí)施前要注意清點(diǎn)核對(duì)。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號(hào))、應(yīng)聘單位和職位、文件序號(hào)等;二是處理意見(jiàn)(或處理措施)、簽名及處理時(shí)間;三是處理的理由。文件序號(hào)只是文件的標(biāo)識(shí)順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測(cè)試的場(chǎng)所要求比較寬敞、安靜，每個(gè)人一桌一椅，相互之間無(wú)干擾。為了保密，最好所有考生在同一時(shí)間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測(cè)試前應(yīng)對(duì)所有考生提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對(duì)職位熟悉程度的差別。

　　2.實(shí)施

　　主試者要對(duì)測(cè)驗(yàn)要求做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹，說(shuō)明注意事項(xiàng)，然后發(fā)給考生測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)和答卷紙，回答考生的提問(wèn)，當(dāng)考生沒(méi)有問(wèn)題后，再發(fā)測(cè)試用的文件?？忌藬?shù)比較少時(shí)，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴(yán)格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語(yǔ)再看文件。測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)是測(cè)試情景、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測(cè)試要求的說(shuō)明，必須明確、具體，一目了然。

　　有時(shí)在初級(jí)人員的文件筐測(cè)驗(yàn)中，發(fā)給考生指導(dǎo)語(yǔ)后，讓考生完成一個(gè)指導(dǎo)語(yǔ)的測(cè)驗(yàn)，這種測(cè)驗(yàn)一般都是客觀題，其內(nèi)容是針對(duì)考官文件筐測(cè)驗(yàn)指導(dǎo)語(yǔ)，目的是強(qiáng)迫考生熟悉理解指導(dǎo)語(yǔ)，這在文件水平低的群體中有時(shí)十分有用，尤其是在公務(wù)員面試過(guò)程中，絕大多數(shù)考生(尤其是我國(guó)公務(wù)員考試中，應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生占了相當(dāng)?shù)谋壤?都沒(méi)有相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且大多是第一次參加文件筐測(cè)驗(yàn)的面試，因此很有必要增加引導(dǎo)語(yǔ)的測(cè)驗(yàn)環(huán)節(jié)，避免考生因陌生而對(duì)測(cè)試注意的事項(xiàng)不清楚、不明白導(dǎo)致不能發(fā)揮出正常水平，這也有利于公平、公正地選拔最優(yōu)秀的人才進(jìn)入公務(wù)員隊(duì)伍，符合公務(wù)員文件筐測(cè)驗(yàn)面試的初衷。

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